Per i proprietari di attività commerciali con società online, non ha senso fatturare ai clienti nulla oltre all'e-mail di fatturazione. Persino i proprietari di aziende tradizionali stanno riscontrando un notevole miglioramento delle fatture via e-mail rispetto alla tradizionale versione cartacea. La persona media controlla la sua e-mail circa 15 volte al giorno, e circa due terzi delle persone controllano non appena si alzano dal letto al mattino. Questo dà alla vostra fattura un posto prioritario nella loro mente rispetto a qualsiasi fattura cartacea che arriva dopo pochi giorni nella loro casella di posta. Nella maggior parte dei casi, ciò può comportare pagamenti più rapidi e coerenti su tutta la linea.
I vantaggi delle fatture e-mail
Se in passato hai fatturato i clienti per posta, potresti avere difficoltà a notare i vantaggi del passaggio alla fatturazione online. In primo luogo, la fatturazione senza carta è migliore per l'ambiente, risparmiando milioni di alberi dalla distruzione e innumerevoli litri di carburante nei veicoli per la consegna di posta. Se essere verdi è importante per i tuoi clienti, la fatturazione online può impressionarli con la tua dedizione all'ambiente. Oltre a questo evidente vantaggio, ci sono molti altri vantaggi per la fatturazione online.
- L'invio di fatture online è molto più economico. Invece di pagare per carta, buste e francobolli, basta semplicemente inviare un messaggio digitale su Internet.
- Le fatture digitali possono essere più sicure. Indipendentemente dalle storie horror degli hacker di business, è ancora più facile per i ladri rubare dalla tua casella di posta come se fosse la tua email.
- Offre ai tuoi clienti opzioni. Possono pagare le bollette mentre sono fuori città, nel cuore della notte o in qualsiasi altra situazione conveniente per loro.
- Le e-mail sono molto più attuali della posta cartacea. Se si desidera contattare un cliente, è possibile farlo immediatamente anziché giorni di attesa per la consegna di una busta.
- La fatturazione senza carta consente di semplificare l'intero processo aziendale. È possibile integrare tutte le informazioni e i programmi dell'ufficio in un singolo laptop o tablet, rendendo la tua attività davvero portatile.
Utilizzo di PayPal per inviare una fattura
PayPal è un'azienda di trasferimento di denaro progettata per essere un'alternativa elettronica agli assegni e agli ordini di pagamento. Le sue origini iniziali sono iniziate nel 2000 e sono cresciute abbastanza rapidamente da consentire un'offerta pubblica nel 2002. La popolarità di eBay e di altri siti che consentono alle piccole imprese di prosperare ha reso PayPal il partner finanziario ideale per innumerevoli proprietari di piccole imprese.
Oggi PayPal consente trasferimenti finanziari tra persone o tra aziende e privati.Gli utenti possono inviare e ricevere fondi tramite l'interfaccia di PayPal, consentendo alle persone di inviare denaro online senza fornire informazioni finanziarie agli estranei. Come intermediario finanziario per milioni di transazioni, PayPal può rendere la fatturazione e la contabilità molto più semplice rispetto alle singole opzioni di fatturazione.
Per utilizzare PayPal per l'invio delle fatture, è necessario impostare un account aziendale sul sito. Una volta approvato l'account, che in genere richiede un giorno o due, è possibile creare e inviare fatture dal desktop o dall'app sul dispositivo mobile. PayPal invierà tramite e-mail la fattura al cliente con un link di pagamento e il cliente potrà pagare utilizzando il suo conto PayPal o la sua carta di debito o di credito. PayPal ti consente di personalizzare le tue fatture con loghi e informazioni aziendali, rendendo questa opzione professionale anche per le attività più piccole.
Semplificare utilizzando una società di fatturazione
A seconda delle tue esigenze finanziarie e aziendali, puoi trovare un'ampia varietà di società di fatturazione che si adattano ai tuoi piani di fatturazione. Queste aziende offrono diversi livelli di prezzo in base al tipo di vantaggi che includono e tutti hanno almeno un modello di fattura base da utilizzare.
Invoicely
Invoicely è una delle molte aziende che offre una versione di base gratuita da provare. La loro versione base consente di inviare e-mail illimitate senza limiti di tempo, ma è a corto di campane e fischietti che includono i piani più costosi. Vai su un livello o due, e puoi aggiungere funzionalità come dichiarazioni ricorrenti, prendere il pagamento in altre forme oltre a PayPal e più del branding di base.
Dovuto
Due è quasi universalmente considerato tra i primi cinque di tutti i servizi di fatturazione online. Sono conosciuti per la loro sicurezza esagerata, che è un vantaggio per qualsiasi piccola impresa. Offrono elaborazione dei pagamenti internazionali, pagamenti tramite carte di debito o di credito e il proprio sistema di portafoglio digitale sicuro. Due offre anche un mini opuscolo sulla fatturazione per liberi professionisti e altri proprietari di piccole imprese.
SimplyBill
SimplyBill vanta che è il sistema di fatturazione più semplice online. Offrono circa 40 diversi modelli di fattura per una varietà di tipi di business e la possibilità di includere le aliquote fiscali nelle fatture. Questo è fondamentale se stai vendendo prodotti in tutto il paese. Ogni fattura ha un tracker che ti dice quando il cliente l'ha aperto, e il loro programma di fogli elettronici ti dà una grande panoramica della tua attività di mese in mese o di anno in anno. Essendo una delle opzioni di fatturazione meno costose online, SimplyBill costa solo $ 5 al mese per il piano di base dopo una prova gratuita di due settimane.
Onda
Wave è unico non nei loro servizi ma nella sua struttura dei prezzi. Offrono gratuitamente tutti i servizi di fatturazione. È possibile creare e inviare fatture dal proprio sito, comprese le fatture ricorrenti e quelle per i piani di pagamento mensili. Le fatture sono completamente personalizzabili per dare loro un aspetto professionale. Puoi persino fatturare in viaggio con la loro app. L'unica volta che ti viene addebitato Wave è quando accetti pagamenti attraverso di loro. Offrono servizi di carte di credito e transazioni bancarie attraverso il loro sito web e addebitano una percentuale della fattura come tassa di transazione. Per coloro che fatturano specificamente tramite PayPal o altri mezzi, tuttavia, la fattura Wave può essere un'alternativa interessante.
Svantaggi delle e-mail di fattura
Sebbene l'invio di fatture tramite e-mail possa sembrare la cosa più naturale da fare per la maggior parte delle aziende, ci possono essere degli svantaggi nell'eliminare il vecchio metodo di fatturazione della carta. In primo luogo, molte aziende preferiscono avere una copia cartacea di tutte le transazioni per i loro record. Mentre puoi stampare e-mail per salvare i tuoi file, chiedere ai tuoi clienti di fare lo stesso può essere visto come un'imposizione per alcune persone.
L'utilizzo delle fatture online può comportare una riduzione del tasso di pagamento. Può essere più facile per il tuo conto perdere la testa dei clienti se non hanno un pezzo di carta in mano come promemoria. Riduci questo pericolo implementando un sistema di email di promemoria quando i pagamenti sono in ritardo.
I pagamenti elettronici generalmente arrivano più velocemente di quelli inviati tramite posta, ma è solo se il cliente visualizza la fattura. Tutti i sistemi di posta elettronica hanno filtri antispam incorporati che catturano e trascrivono email non familiari e indesiderate. Se la tua fattura viene catturata in un filtro antispam, le probabilità sono che il tuo cliente non lo vedrà mai. Puoi ridurre le possibilità che ciò accada chiedendo loro di aggiungerti al loro elenco di indirizzi approvati, ma può comunque succedere.
L'utilizzo di fatture online per fatturare i clienti può comportare pagamenti più rapidi, ma è possibile pagare un prezzo con le spese di transazione. La tua banca o istituto finanziario probabilmente non ti addebita una commissione quando depositi un assegno, ma tutti i servizi finanziari online addebitano una percentuale per il trasferimento di denaro dal conto di un cliente al tuo. Puoi cancellare le commissioni come costo di fare affari, ma è qualcosa che dovrai considerare quando decidi se utilizzare la fatturazione online.
