Non succede spesso, ma a volte un beneficiario non incasserà mai un assegno. Se un dipendente ha dimenticato lo stipendio o un venditore ha cessato l'attività, un controllo obsoleto può causare un problema di contabilità. Creare una politica contabile per contattare i titolari di assegni obsoleti dopo un determinato periodo di tempo. Impostare un altro intervallo di tempo per cancellare il controllo obsoleto. Se il tuo stato è soggetto a leggi sulla proprietà non reclamate, richiedi che la contabilità registri una responsabilità nei confronti dello stato.
Informazioni sui controlli obsoleti
Contrariamente alla credenza popolare, un assegno non scade mai veramente. Non è richiesta una banca per incassare un assegno se è trascorsa più di sei mesi dalla data di controllo. Tuttavia, la banca ha la libertà di onorare un controllo obsoleto, indipendentemente dalle restrizioni elencate sull'assegno. Molti stati hanno leggi sulla proprietà non rivendicate che richiedono alle imprese di trasformare i fondi non reclamati nello stato piuttosto che semplicemente cancellare le spese.
Contatta il beneficiario
Impostare una politica per contattare i proprietari di assegni non riscossi. Può sembrare sciocco sollecitare un beneficiario a incassare un assegno, ma ti farà risparmiare tempo amministrativo e contabile e problemi lungo la strada. Stabilire intervalli per i contatti, ad esempio sei mesi e un anno. Per assicurarti di poter implementare questa politica, è necessario che la contabilità raccolga le informazioni di contatto, come numero di telefono, indirizzo e-mail e indirizzo fisico, prima di versare assegni.
Invertire il controllo
Impostare un intervallo di tempo per cancellare assegni obsoleti nel manuale della politica contabile. L'intervallo di tempo esatto dipende da te, ma un anno o due anni sono entrambi parametri di riferimento comuni. Per annullare l'assegno, addebitare il conto in contanti e accreditare il conto spese originale. Ad esempio, supponiamo che tu abbia pagato un fornitore $ 100 per forniture un anno fa e che non abbia mai incassato l'assegno. Per invertire l'assegno, addebitare denaro contante per $ 100 e spese per forniture di credito per $ 100.
Registra un liablity
Se il tuo stato ha leggi sulla proprietà non riscosse, potresti dover consegnare il denaro allo stato dopo un certo periodo di tempo. Se si applica una legge sulla proprietà non reclamata, impostare una politica per creare una nuova passività per tenere conto dell'importo dovuto allo stato. Ad esempio, se il controllo di forniture di $ 100 è soggetto a leggi sulla proprietà non reclamate, si addebiterà il conto di responsabilità immobiliare non reclamato per $ 100 e le spese di forniture di credito per $ 100. Quando trasferisci i fondi allo stato, addebita il conto di responsabilità per $ 100 e contante per $ 100.
