Secondo il Purdue University Online Writing Lab (OWL), i memo sono scritti per evidenziare o risolvere i problemi. La School of Business della Northern Kentucky University dichiara che i memo devono comunicare molte informazioni in uno spazio limitato. Il modo in cui un memo è formattato dipende dalla società, dallo scopo del promemoria e dai destinatari del memo. I commenti interni dello staff possono fornire informazioni, analisi e conclusioni, informazioni sugli orari di lavoro o istruzioni per l'uso corretto delle attrezzature.
Articoli di cui avrai bisogno
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Carta
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Penna e matite
Impara lo scopo di base e il formato di un memo. I memo sono solitamente documenti interni usati per comunicare al personale. Le finalità possono includere promemoria delle politiche, richieste di intervento, segnalare una modifica o fornire una notifica ufficiale. Il formato del promemoria include intestazione, introduzione, corpo, riepilogo e chiusura. Gli allegati sono indicati in fondo al documento.
Determina lo scopo del tuo memo e quali, se del caso, gli allegati saranno inclusi. Determina i destinatari del memo. Spesso, i supervisori e i manager ricevono copie dei memo e potrebbe essere necessario includere una copia in un file. Determina cosa dirà la nota e comporterà una bozza approssimativa. Controlla i criteri aziendali per l'utilizzo della carta intestata approvata per i memo.
Completa l'intestazione, iniziando con "Data". Includi nomi e titoli dei destinatari principali nella sezione "A". Può trattarsi di una o più persone o può specificare un gruppo di persone, come tutti gli account manager. Includere nella sezione "cc" i nomi e i titoli di coloro che riceveranno copie del memo. Includere nella sezione "Da" il nome e il titolo della persona che invia il memo. Includere nella sezione "Oggetto" un breve titolo che descriva lo scopo del memo.
Includere un paragrafo introduttivo che spiega lo scopo del memo, fornisce uno sfondo per lo scopo e fornisce una panoramica di ciò che seguirà nei paragrafi successivi. Includere un avviso per i lettori se il memo contiene una politica o altre informazioni critiche.
Includere le informazioni nel corpo o nel testo principale del memo che si espande nell'introduzione e nella panoramica. Ad esempio, fornire lo sfondo che porta a un cambiamento di politica. Separa e ordina i paragrafi in base al contenuto. Utilizza brevi paragrafi in tutto il memo. Questa sezione può essere uno o due paragrafi o più pagine, a seconda dello scopo del memo.
Inserisci il riassunto e la chiusura. Il riepilogo potrebbe non essere necessario per i promemoria di una pagina, ma potrebbe essere utile con documenti lunghi contenenti informazioni o istruzioni complesse. Chiudi ringraziando il lettore e offrendo il tuo aiuto per rispondere alle domande o spiegare il contenuto del memo. In assenza di una sintesi, includere un breve riassunto nel paragrafo finale. Informare i lettori se i contenuti degli appunti sono riservati.
Nota alla fine del memo un elenco di allegati menzionati nel memo. Usa le parole "In allegato" o "In allegato" per indicare l'elenco degli allegati. Non includere allegati a cui non si fa riferimento nel memo.
Firma il memo. Gli scrittori di promemoria di solito iniziano o firmano i promemoria nella sezione di titolo, accanto alla voce "Da". Una nota formale potrebbe richiedere una firma completa e una riga di data alla fine del documento.
Suggerimenti
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Rivedi le copie dei memo aziendali per apprendere lo stile e la formattazione. Chiedi se è necessaria l'approvazione per inviare un memo.Verificare tutte le informazioni fattuali prima di includerle nel memo. Chiedi a qualcuno di correggere il tuo memo.
