Il rimborso delle miglia in California è disciplinato dal Codice del lavoro, dalla Sezione 2802 e dal Codice dei regolamenti della California, titolo 8, sezione 13700-13702. Se un datore di lavoro della California richiede a un dipendente di guidare in affari ufficiali dell'azienda, deve fornire al dipendente un veicolo, per il quale sono coperte tutte le spese, o rimborsare al dipendente il costo della guida. La legge della California offre ai datori di lavoro una certa flessibilità nel determinare esattamente come rimborsare i dipendenti per il chilometraggio e le spese legate alla guida.
Rimborso del chilometraggio di base
In base alla legge californiana, il rimborso delle miglia è definito come l'importo corrisposto ai dipendenti per tutti i "costi necessari sostenuti in veicoli operativi forniti dal dipendente per il lavoro". Il rimborso delle miglia non è limitato ai costi del gas, ma deve compensare il dipendente per ulteriori fattori quali l'ammortamento del veicolo, le riparazioni e le spese di assicurazione. Il regolare pendolarismo del dipendente non è rimborsabile, a meno che il datore di lavoro non imponga restrizioni al dipendente durante il tragitto, che richieda che il dipendente sia disponibile per lavoro o che lo diriga per svolgere il lavoro nel viaggio. La legge della California impone al datore di lavoro di tenere registri giornalieri di chilometraggio rimborsabile e stabilisce inoltre che i pagamenti di rimborso debbano essere effettuati entro la fine del mese successivo al mese in cui si è verificata la guida o quando il dipendente ha presentato la richiesta. In Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) la corte ha rilevato che ci sono tre modi accettabili che un datore di lavoro della California può rimborsare le spese di chilometraggio: il metodo della "spesa effettiva", il metodo del "rimborso spese" e la "somma forfettaria" " metodo.
Metodo di "spesa effettiva"
Nel metodo delle spese effettive, i dipendenti devono presentare dettagliati record di spesa al datore di lavoro. Tali registrazioni comprenderanno le spese effettive per ciascuna delle componenti rimborsabili della gestione di un veicolo e dovrebbero includere spese proporzionali quali pneumatici, olio, assicurazione e ammortamento. Il dipendente dovrebbe calcolare la porzione di tempo di guida totale correlata al lavoro e utilizzare tale percentuale per calcolare gli importi proporzionali. Il dipendente fornirebbe anche i costi del gas. Sebbene questo metodo sia probabilmente il più accurato, richiede una relazione dettagliata da parte del dipendente e una lunga verifica dei fatti da parte del datore di lavoro.
Metodo "rimborso miglia"
Per ridurre alquanto l'onere di segnalazione, ma fornire comunque un equo rimborso ai dipendenti, i datori di lavoro possono utilizzare il metodo di rimborso delle miglia. Questo metodo prevede un rimborso mensile delle spese basato sul tasso di rimborso delle miglia del servizio di Internal Revenue Service, che è stato valutato dal Dipartimento del Lavoro in California per l'applicazione delle norme è un ragionevole tasso di rimborso per tutte le spese sostenute per la guida. Se i dipendenti o il datore di lavoro non concordano sul fatto che la tariffa sia accettabile, il pagamento potrebbe differire dall'aliquota IRS, ma l'onere della parte reclamante è dimostrare perché dovrebbe essere il caso. Secondo il metodo di rimborso delle miglia, i record di ogni miglio guidati e la data in cui si è svolta la guida devono essere conservati.
Metodo "somma forfettaria"
Il metodo di rimborso "a somma forfettaria" consente al datore di lavoro di indennizzare i dipendenti per le spese di guida aumentando il loro risarcimento complessivo. Potrebbe trattarsi di un pagamento specifico, spesso definito come "indennità automatica" o un aumento della compensazione base. Se il datore di lavoro aumenta la base o la commissione, è responsabilità del datore di lavoro identificare l'importo del risarcimento che è destinato a rimborsare il dipendente per le spese del veicolo. L'opzione forfettaria può essere adatta quando i dipendenti effettuano spesso gli stessi viaggi per motivi legati al lavoro.
