Oggi molte aziende e agenzie statali hanno sostituito il conto spese con piani di rimborso. Questo piano di rimborso impedisce ai dipendenti di utilizzare i conti delle spese aziendali o statali per altri motivi rispetto alle spese approvate. Tuttavia, potrebbe risultare difficile tenere traccia degli articoli sulle ricevute; a volte le spese personali si confondono con le spese aziendali e tu sei responsabile di segnalare il problema e accettare solo il rimborso che ti è dovuto per affari ufficiali. Quando ciò accade, ti verrà chiesto di scrivere una lettera per spiegare le ricevute e per chiarire quali spese devono essere rimborsate.
Inizia la lettera digitando la data. Salta una riga e digita il nome e il titolo della persona di contatto, il nome dell'azienda e l'indirizzo dell'azienda su righe separate. Salta un altro spazio di linea e digita "Dear Ms./Mr. (Cognome)" seguito da due punti.
Identificatevi e spiegate immediatamente lo scopo della vostra lettera. Ad esempio, "Il mio nome è Jill Harrison del reparto contabilità e sto scrivendo per spiegare le mie entrate dal mio recente viaggio di lavoro ad Akron per chiarire quali articoli dovrei essere rimborsato e quali sono le mie spese personali che non richiedono rimborso."
Indicare le spese da rimborsare in un elenco numerato e fare riferimento alla ricevuta appropriata e alla data della ricevuta per assistere la persona che effettua il rimborso. Se la tua organizzazione lavora su base giornaliera, sulla quale ti viene assegnato solo un importo specifico in dollari per cibo, alloggio o altri oggetti al giorno, analizza le spese giornaliere in modo che il processore possa vedere se sei rimasto sotto l'importo giornaliero.
Elenca le spese che sono apparse sulle ricevute che sono le tue spese personali. Non è necessario spiegare che cosa sono, solo affermare che si tratta di un addebito personale. Dare un totale di queste spese pure. La tua azienda o organizzazione potrebbe anche chiederti di rimuovere dagli importi dei rimborsi i relativi oneri fiscali relativi a questi oggetti personali.
Fornire i totali alla fine di ciò per cui si dovrebbe essere rimborsato, insieme al totale di ciò per cui si rifiuta il rimborso. Questi due numeri dovrebbero sommarsi all'importo totale in dollari sulle entrate. Indicare l'importo in dollari per il quale si richiede il rimborso e l'importo in dollari per il quale si rifiuta il rimborso; spesso le organizzazioni richiedono di mettere queste affermazioni in un linguaggio chiaro per motivi legali.
Ringrazia il processore per il suo tempo e scusa per l'inconveniente di dover ordinare le ricevute. Fornisci il numero di telefono del tuo lavoro e l'indirizzo e-mail nel caso in cui lui o lei abbia delle domande circa gli addebiti sulle ricevute.
Chiudi la lettera digitando "Cordiali saluti" e salta tre spazi di linea. Scrivi il tuo nome completo e il titolo. Stampa la lettera sulla carta intestata dell'azienda e firma il tuo nome sopra il nome digitato. Fai una copia sia della lettera che delle ricevute e conservale per i tuoi archivi. Invia la lettera alla persona di contatto che procederà al rimborso.
