Quando spendi i tuoi soldi per conto di un cliente, un datore di lavoro, i tuoi colleghi o un socio in affari, puoi e dovresti aspettarti di recuperarlo.Agenti di vendita, insegnanti, avvocati e consulenti finanziari possono sostenere spese aziendali rimborsabili su base giornaliera. Queste spese eliminano il margine di profitto se non le contenga.
Invia una lettera di rimborso prima di spendere
A meno che non si sia in attesa dell'approvazione preventiva, si otterrebbe un'opportunità persa, richiedere il rimborso prima di spendere soldi. Fare la tua richiesta per iscritto ti consente di creare un budget per l'evento o il progetto e fornire una giustificazione anticipata su come e perché spendere soldi ora ti farà risparmiare in seguito.
Esempi:
Caro Allen Jeffries:
Durante la presentazione dei documenti di costituzione, ho appreso che l'Arizona Corporation Commission addebita una tariffa di $ 35 per l'elaborazione rapida per riservare il nome della società desiderata. Come abbiamo discusso nella riunione di martedì scorso, il nome della compagnia desiderata "Wild Turkey Surprise" richiede una commissione di $ 10 per riservarlo per i prossimi 120 giorni. L'aggiunta della tariffa accelerata garantirà la prenotazione del nome entro venerdì 11 maggio anziché giovedì 17 maggio. L'addebito della tariffa per l'evasione anticipata garantisce la proprietà del nome prima che Alphabet Sign Company abbia effettuato l'insegna al neon che hai ordinato per il lato ovest del tuo ristorante. Ci dà anche il tempo di ottenere una risposta dalla Warner Brothers per garantire che non considerino il nome come una violazione dei loro marchi o copyright.
Dato che il tempismo è importante, pagherò il costo di elaborazione accelerato se domani non ricevo le vostre comunicazioni entro mezzogiorno e invierò la mia richiesta di rimborso insieme al mio normale rapporto spese settimanali.
Cordiali saluti,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Etichetta Di Diem
L'Internal Revenue Service afferma che una diaria copre alloggio, vitto e spese accessorie quando il dipendente viaggia per affari. I dipendenti devono presentare una nota spese entro 60 giorni, oppure il giorno della paga diventa salario tassabile. Il rapporto deve includere la data del viaggio, lo scopo commerciale e la posizione del viaggio. Il dipendente deve anche allegare le ricevute per l'alloggio. L'intera indennità giornaliera diventa imponibile se il lavoratore non presenta una nota spese.
Esempio:
All'attenzione di: Robert Morgan, Responsabile del Dipartimento Contabilità
Caro Robert Morgan:
È inclusa la mia nota spese per il marzo 2018. Ho allegato le mie ricevute per il soggiorno di tre notti previsto a Sandals sull'isola di Sanibel tra il 5 e il 7 marzo per il nostro seminario annuale di formazione alle vendite. Ho aggiunto le accuse per le altre tre notti di alloggio a Denver, in Colorado, tra il 7 e il 12 marzo, mentre mi occupavo dello sciopero selvaggio nella nostra sede del centro. Ho anche aggiunto le ricevute per il lavaggio a secco della mia tuta dopo che un attaccante mi ha lanciato una mongolfiera piena di vernice rossa, oltre a una stima del costo di un nuovo equipaggiamento. La tintoria non è stata in grado di rimuovere tutte le macchie. Ho incluso una citazione da Men's Wearhouse, Ted's Clothiers e The Suit Depot per una nuova giacca, pantaloni, camicia, cravatta e scarpe, poiché tutti hanno subito danni significativi.
Cordiali saluti,
James S. Corwin, Sales Manager, Store # 3126, Phoenix, Arizona
Insegnanti
Molte scuole non rimborsano gli insegnanti per gli articoli di classe che possono acquistare. I distretti scolastici possono coprire almeno una parte dei costi di formazione continua, tuttavia, inclusi il pagamento di viaggi, alloggio, libri, tasse di verifica e materiali di studio. Puoi detrarre fino a $ 250 all'anno sulla tua dichiarazione dei redditi se il tuo distretto non ti rimborsa. Consulta il tuo preside e il tuo sovrintendente scolastico prima di spendere soldi.
Esempio:
Caro signor Polk:
La classe di quest'anno è più grande del 10% rispetto all'anno scorso, ma ho ricevuto solo 15 libri di testo in condizioni utilizzabili per i miei 33 studenti. Sebbene tu abbia ragione nel dire che gli studenti possono condividere un libro in classe, non saranno in grado di studiare insieme a casa. Stampare tutte quelle pagine extra per la cartella di lavoro mi farà passare l'indennità per la copia della carta per l'intero anno prima del 30 settembre, non lasciandomi altra scelta se non quella di acquistare nuovi libri di testo o comprare altra carta da copia.
Ho calcolato che, anche se tutte le pagine vengono stampate senza errori, avrò bisogno di altre 32 risme di copie tra il 1 ° ottobre 2018 e il 31 maggio 2019. Alle tariffe all'ingrosso, sono stato quotato $ 4 per risma, per un totale di $ 128. Poiché la maggior parte dei genitori paga già 65 dollari l'anno per le tasse scolastiche, ritengo che sarebbe un fardello chiedere loro di pagare per le copie quando i loro figli dovrebbero già avere libri di testo. Sono disposto ad acquistare personalmente la carta finché il distretto scolastico mi rimborserà ad un certo punto. Per confronto, ho incluso i prezzi da Staples, Office Depot e Walmart.
Cordiali saluti,
Angel Harris, Grade 5 Science, Rolling Hills Middle School
Colleghi
Se presti denaro, strumenti o forniture a un collega, dovresti concordare in anticipo se si tratta di un regalo o di un prestito. La maggior parte dei colleghi farà uno sforzo per bilanciare i libri, ma alcuni potrebbero dimenticare la tua generosità a meno che tu non richieda il rimborso. Se hai fatto un accordo scritto di qualche tipo, avresti il supporto per un caso di sinistri di modesta entità se necessario. Se il tuo accordo fosse verbale e privato, senza nessun altro presente, avresti poca fortuna a farti restituire il denaro o la proprietà.
Esempi:
Esempio di lettera per il rimborso delle spese con un accordo scritto preventivo:
Caro Bob:
Quando ho comprato il tuo pass di transito per marzo, ho capito che mi avresti rimborsato o acquistato un pass per aprile. Ho allegato una copia del contratto di rimborso che hai firmato prima di acquistare il tuo pass. Per favore, mi paghi $ 62 questo venerdì o dovrò aggiungere un ritardo di $ 5. Grazie per esserti preso cura di questo APPENA POSSIBILE.
Cordiali saluti,
Roland
Formato lettera di rimborso senza un precedente accordo scritto:
Caro Zach:
I tre pranzi che ti ho comprato la scorsa settimana hanno totalizzato $ 39,20. Si prega di pagare almeno la metà di questo venerdì e il resto entro il 24 aprile. Capisco che tu stia lottando, ma ho usato parte dei soldi del gas di questa settimana per comprare quei pasti per te. Grazie per esserti preso cura del problema subito.
Il tuo membro del team,
Janet
