Non importa quanto tu cerchi di evitarli, si apriranno barriere di comunicazione tra dipendenti, manager e clienti. Un errore nella comunicazione può causare inutili ritardi, frustrazione e affari potenzialmente persi. La buona notizia è che ci sono modi per superare le barriere di comunicazione per far funzionare la tua azienda senza intoppi.
Quali sono le barriere di comunicazione negli affari?
Le barriere di comunicazione si possono trovare ovunque nel mondo degli affari, dall'alto verso il basso fino alla gestione centrale fino alle relazioni esterne. Le interruzioni della comunicazione si verificano a livello organizzativo, ad esempio quando i membri del team sono isolati o individualmente, quando una persona interpreta erroneamente o ignora ciò che un altro sta dicendo. Possono derivare da troppe distrazioni sul lavoro o da scarsa chiarezza su un progetto. Alcuni esempi di barriere comuni di comunicazione che potresti vedere nella tua attività sono:
- Distrazione. Se non sei presente in una conversazione, è probabile che porti a problemi di comunicazione. Sia che si tratti di interruzioni multiple, di multitasking o di fretta per il prossimo incontro, essere distratti è una barriera alla comunicazione che può causare molti problemi. È anche facile da rimediare se impari a concentrarti e ad essere presente nel momento.
- Cattiva gestione Quando i dipendenti non amano i loro manager o non sentono di poter parlare apertamente con loro, i canali di comunicazione si spengono rapidamente. I manager che non riescono a dare feedback, non ascoltano i problemi, non possono parlare apertamente delle attività aziendali rilevanti o non faranno domande del loro personale per creare ostacoli alla comunicazione che non hanno bisogno di esistere.
- Mancanza di conversazione Certo, il modo migliore per comunicare è avere una conversazione. In questi giorni, tuttavia, le persone hanno maggiori probabilità di inviare messaggi di testo o e-mail quando hanno un problema da discutere. Questo tipo di conversazione unilaterale porta spesso a incomprensioni e frustrazioni inutili e può essere una perdita di tempo. Un problema che può essere affrontato in un discorso diretto di 15 minuti, invece, diventa un giorno di scambio di parole che non ha una soluzione.
- Barriere fisiche Quando la direzione si isola su un piano diverso dell'edificio dal resto della forza lavoro o i team di lavoro vengono assegnati a uffici separati, vengono create barriere fisiche che portano a una cattiva comunicazione.
- Differenze di personalità È probabile che tu abbia diversi tipi di personalità che fluttuano nella tua attività. C'è anche una buona probabilità che alcune di queste personalità non si adattino e abbiano stili di comunicazione diversi, che portano a incomprensioni, stereotipi e silenzio.
- Mancanza di chiarezza. Quando si tratta di parti interessate, clienti e personale, è importante avere politiche aziendali chiare. Non farlo spesso crea confusione e frustrazione che porta le persone a non voler fare affari con te.
Se ci metti un po 'di tempo per valutare il tuo posto di lavoro per imparare come le persone comunicano, probabilmente troverai questi e altri esempi comuni di ostacoli alla comunicazione. Alcuni possono essere risolti più rapidamente di altri, ma richiedono tutti una buona partecipazione e buone capacità comunicative da parte del tuo team.
Esempi di barriere di comunicazione
Non tutti gli ostacoli alla comunicazione sono ovvi. Può sembrare che tu stia conversando ed essere produttivo, ma non è più tardi che ti rendi conto che nulla è stato realizzato. Ecco come un team che incontra un manager può essere pieno di ostacoli alla comunicazione:
Il team si incontra alle 10:00 con il manager per andare a un evento di networking imminente. I membri del team arrivano prontamente, ma il manager sta avendo una conversazione telefonica. Tutti goffamente si siedono nella stanza, non sapendo quando finirà la conversazione e quando l'incontro inizierà effettivamente.
Dieci minuti dopo, il manager focalizza la sua attenzione sulle persone presenti nella stanza e chiede un ordine del giorno per la riunione. Nessuno ne ha uno, quindi qualcuno si affretta a scriverne uno rapidamente. Mentre lo fa, il manager viene distratto da un'altra telefonata, una che richiede di lasciare l'ufficio in 15 minuti per incontrare qualcuno fuori sede. Ciò si traduce in un incontro affrettato in cui le persone non pongono molte domande perché vogliono coprire quanto più materiale possibile nel tempo limitato ora disponibile.
Una volta che la riunione è finita e tutti sono tornati nei loro uffici, la squadra potrebbe realizzare alcune cose: non hanno coperto alcuni elementi importanti che dovevano essere discussi, si sono sentiti affrettati e ignorati dal manager mentre cercavano di discutere di ciò che hanno fatto e non sono più avanti nella loro pianificazione per l'imminente evento di networking rispetto a prima della riunione. Gli ostacoli alla comunicazione hanno comportato una perdita di tempo e una mancanza di produttività per tutti i soggetti coinvolti.
Altri ostacoli alla comunicazione sono evidenti, come il membro del team che continua a mancare la scadenza dell'assegnazione senza darti un motivo o il manager che si sintonizza e suona con il suo telefono ogni volta che cerchi di avere una conversazione. Potrebbe trattarsi di una burocrazia organizzativa che impedisce alle nuove idee di giungere effettivamente a compimento o alla mancanza di socializzazione intra-ufficio tra i lavoratori di diversi livelli nel business.
Problemi di comunicazione esterna
Se sei in un'azienda che serve i clienti, le comunicazioni esterne sono altrettanto importanti. Ad esempio, se non pubblicizzi chiaramente la durata dei prezzi di vendita, potresti finire con clienti irati che insistono sul fatto che pagano solo il prezzo di vendita un mese dopo. Se fornisci informazioni sul servizio clienti sul tuo sito web ma non c'è un modo diretto per contattare il servizio clienti, potresti finire con lamentele pubbliche sulle pagine dei social media invece di un reclamo che avrebbe potuto essere gestito in modo rapido e privato.
Non importa se le barriere alla comunicazione sono ovvie o sottili, non fanno nulla per aiutare un'azienda a riuscire. In realtà, possono finire per causare molti più problemi di quanti non avessi previsto.
Cadute delle barriere della comunicazione
Potresti pensare di non aver bisogno di dedicare tempo alla comunicazione nella tua azienda, ma ci sono molte conseguenze nell'ignorare i problemi di comunicazione. Le barriere alla comunicazione portano a dipendenti e clienti frustrati che non sentono di essere ascoltati. Quando ciò accade, lo staff diventa meno motivato, portando a una mancanza di produttività, creatività e innovazione. La mancata comunicazione efficace con clienti e clienti può addirittura portare alla perdita di affari.
Se i dipendenti non sentono che ciò che dicono è rilevante o ha un impatto, possono smettere di parlare del tutto e non comunicare quando qualcosa non va o quando una scadenza sarà ignorata. Ciò si traduce in inefficienze, errori e una cultura aziendale che incoraggia l'isolamento anziché il lavoro di squadra.
Quando le persone non si sentono come se avessero canali aperti per comunicare, molti si chiudono e si limitano a fare i movimenti al loro posto di lavoro. Probabilmente questo non è ciò che vuoi accadere nella tua azienda, motivo per cui è necessario dare la priorità a una buona comunicazione tra il tuo personale ed esternamente con clienti, fornitori e clienti.
Come superare le barriere di comunicazione
Il modo migliore per superare le barriere comunicative è prevenirli in primo luogo. Ciò avviene impostando una politica chiaramente definita per la tua attività che incoraggi la comunicazione. Può essere semplice come impostare una breve riunione mattutina per affrontare problemi e progetti o una gerarchia più complessa che stabilisce a chi parlare quando si verifica un problema. In questo modo, tutti sanno che hanno la possibilità di essere ascoltati.
Questa politica di comunicazione dovrebbe essere scritta e rivista con tutte le nuove assunzioni, nonché regolarmente rivista e aggiornata per riflettere le attuali pratiche tecnologiche e aziendali. Se necessario, può essere utile una formazione sulle abilità comunicative e le tue politiche di comunicazione specifiche, specialmente per coloro che non sono i migliori comunicatori.
Anche quando le persone sanno di avere uno sbocco per essere ascoltati, è ancora importante per i dipendenti partecipare attivamente al miglioramento della comunicazione in tutta l'azienda. Incoraggia il tuo staff a:
- Parla di persona. Quando possibile, fai una conversazione di persona. In questo modo non c'è confusione riguardo al tono o al significato. Se esiste, può essere immediatamente affrontato eliminando frustrazioni e problemi di comunicazione. Incoraggia lo staff a prendere il telefono e parlare se non possono incontrarsi di persona, soprattutto se il problema è complicato. Usa solo email e testo quando è l'ultima risorsa o per una domanda veloce.
- Limita le distrazioni. Le conversazioni richiedono sia parlare che ascoltare. Assicurati di ascoltare davvero limitando le interruzioni, mettendo giù il telefono e concentrandoti su ciò che l'altra persona sta dicendo. Ciò aiuterà a superare le barriere comunicative e farà sentire l'altra persona ascoltata e apprezzata. Le distrazioni dovrebbero essere limitate di persona o al telefono.
- Avere una politica di porte aperte Incoraggia una politica della porta aperta in modo che le persone sappiano di poter parlare con i manager o altri team ogni volta che ne hanno bisogno. Questa politica dovrebbe estendersi a stakeholder e clienti, i quali dovrebbero sentirsi in grado di raggiungere una persona appropriata presso la propria azienda ogni volta che hanno un problema o una preoccupazione.
- Crea opportunità sociali. Le persone hanno maggiori probabilità di interagire con le persone che conoscono. Creare opportunità sociali all'interno della tua azienda e eventi di networking per clienti esterni può aiutare le persone a conoscersi e ad aprire le linee di comunicazione. Una volta che le persone si sono incontrate e hanno avuto una conversazione, probabilmente si sentiranno più a loro agio a parlare in futuro.
- Mantienilo semplice. Un'altra barriera comune alla comunicazione sta cercando di fare una buona impressione. Sii te stesso. Abbandonare il gergo o il vocabolario formale in cambio di storie personali e linguaggio chiaro e conciso. Sii amichevole, caloroso e genuino. Se si tratta di una relazione professionale, mantieni i tuoi limiti rimanendo comunque sensibile al problema in questione.
- Essere affermativo È importante riconoscere le esperienze degli altri e rispondere di conseguenza. Guarda il linguaggio del corpo e le emozioni e ascolta le parole scambiate. Sii rispettoso delle informazioni che ricevi e dei sentimenti che si presentano. Fai domande, sii positivo e fornisci un feedback utile e di supporto quando puoi.
- Considera la cultura. Siate consapevoli delle espressioni, dei gesti e delle credenze religiose e politiche associate a culture diverse mentre conversate in modo che il vostro messaggio non sia frainteso. È anche importante verificare eventuali generalizzazioni e stereotipi sui gruppi culturali prima di trarre conclusioni. Come la gente pensa, reagisce e vede il mondo può variare ampiamente a causa della cultura.
- Dare priorità. Concentrati solo sulle informazioni che vuoi trasmettere invece di fare un dump informativo. Troppe informazioni contemporaneamente possono far sì che l'ascoltatore sia sopraffatto, con conseguente inazione. Presentando solo informazioni rilevanti, comunichi più chiaramente ciò che è importante e ciò che il destinatario deve fare.
- Correggi il tuo linguaggio del corpo. La comunicazione non viene solo dalle parole. Viene anche dal tuo corpo. Come ti siedi e ti muovi quando conversare con qualcuno spesso dice molto di più di quanto le parole possano mai fare. Stabilire un contatto visivo e l'uso di appropriati gesti non verbali è molto importante. Evita di sembrare infastidito, stressato o distratto per impedire a qualcuno di voler parlare con te.
Con alcune politiche, formazione e pratica chiaramente definite, è possibile impedire alle barriere di comunicazione di rallentare il business, aumentando l'efficienza.
