Se la tua azienda acquista o vende beni all'estero e tu paghi o crei fatture in una valuta straniera, allora dovrai convertire la fattura nella tua valuta nazionale nel tuo conto economico. La prima conversione avviene quando si crea o si riceve la fattura, la seconda alla data in cui termina il periodo contabile e la terza quando si stabilisce la fattura. Se il tasso di cambio cambia tra le date di conversione, registrerai la differenza come guadagno o perdita di una transazione in valuta estera.
In che modo i tassi di cambio influiscono sulla tua attività
Qualsiasi azienda che fa affari all'estero sarà interessata dal tasso di cambio. Uno scenario comune è quando acquisti materie prime dall'estero e vengono fatturate in una valuta diversa dalla valuta locale, in genere dollari USA se la tua attività è basata negli Stati Uniti. Poiché i tassi di cambio sono dinamici, c'è un'alta probabilità che il tasso di cambio sarà diverso se si salderà la fattura in 30 giorni rispetto a quando si salderà la fattura oggi. Se finirai per pagare più o meno contro la stessa fattura dipende da quale direzione si sta muovendo il tasso di cambio.
Lo stesso si applica se si alza una fattura in una valuta straniera come euro, e il cliente ti paga in euro 15 o 30 giorni dopo la data della fattura.
Obbligo di registrare nella valuta locale
Un'importante regola di contabilità è che il bilancio e il conto economico devono essere riportati nella valuta nazionale. Pertanto, registrerai tutte le spese in valuta estera sostenute dalla tua attività e le fatture create in dollari USA utilizzando il tasso di cambio corrente alla data in cui la transazione viene registrata. Ad esempio, se acquisti beni al costo di £ 10.000 GBP e il tasso di cambio è di 1,3 dollari per la sterlina inglese, registrerai una spesa di $ 13.000.
Guadagni e perdite di valuta
Quando si inserisce una fattura ad una tariffa e la si paga a un'altra, questo genererà un guadagno o una perdita in cambio a seconda del modo in cui è cambiato il tasso di cambio. Esistono due categorie di guadagni e perdite:
- Utili e perdite non realizzati registrati su fatture non pagate alla fine del mese o in un altro periodo contabile
- Guadagni e perdite realizzati che sono registrati al momento del pagamento o della ricevuta
Quindi, dovrai eseguire una conversione di valuta quando per la prima volta registri la transazione e di nuovo al saldo della fattura. Se la data di liquidazione è molto lunga in futuro, potrebbe essere necessario riconoscere una serie di utili o perdite su più periodi contabili. Gli utili e le perdite su valute che derivano dalla conversione sono registrati nella voce "utili / perdite da transazioni in valuta estera" a conto economico.
Registrazione dello scambio
Il modo più semplice per mostrare l'effetto dei guadagni e delle perdite in valuta è attraverso un esempio. Supponiamo che Aardvark Inc. venda $ 100.000 di merci l'8 dicembre a Le Chien, una società in Francia, e accetta di accettare il pagamento in euro. Aardvark registra questa transazione come debito per crediti da $ 100.000 e credito per vendite di $ 100.000.
Alla data della vendita, un euro è pari a $ 1,15. Quindi, Le Chien deve 86.957 euro ($ 100.000 diviso per $ 1,15).
Alla fine dell'anno, il contabile deve chiudere i registri contabili per Aardvark. Il 31 dicembre, un euro vale $ 1,12.Ciò significa che i crediti esigibili da Le Chien sono ora valutati a $ 97,392 ($ 1,12 x 86,957 euro). Il ragioniere registra una perdita di valuta non realizzata di $ 2,608 ($ 100.000 meno $ 97,392) nel conto complessivo accumulato sulla contabilità generale.
Il 18 gennaio successivo, Le Chien paga l'intero importo di 86.957 euro. Tuttavia, il tasso di conversione per euro è ulteriormente diminuito e un euro ora vale $ 1,10. Il valore degli 86.957 euro che Aardvark riceve da Le Chien è diminuito a $ 95,653. Il contabile registra ora una perdita effettiva realizzata di $ 4,347 ($ 100.000 meno $ 95,653) sul conto economico di Aardvark. Le voci precedenti delle perdite non realizzate nel conto complessivo accumulato sono registrate su giornale.
