Una richiesta di budget è una lettera commerciale che richiede fondi per spese e costi operativi per un progetto o un dipartimento all'interno di un'organizzazione. Meno formale rispetto a una proposta commerciale tradizionale, questa richiesta deve ancora aderire al rigoroso decoro della scrittura aziendale e fornire al lettore una conoscenza approfondita del progetto rispondendo a tutte le domande che potrebbero sorgere.
Articoli di cui avrai bisogno
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Budget dettagliato
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Informazioni di contatto del pubblico
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Documentazione di supporto
Trova l'individuo corretto che supervisiona i requisiti di budget per il tuo particolare progetto. All'interno di qualsiasi organizzazione, possono esserci diversi individui che sovrintendono a considerazioni di spesa e di budget. Prenditi il tempo per indagare a fondo sul tuo pubblico. Assicurati di aver acquisito la corretta ortografia e le informazioni di contatto.
Fornire un background storico per il progetto. Ciò dovrebbe includere qualsiasi esperienza passata con progetti simili, bilanci precedenti o piani di spesa, e il successo ottenuto da precedenti sforzi. Includi eventuali tendenze recenti che potrebbero influire sul successo o il fallimento del progetto.
Specificare lo scopo per la richiesta di budget corrente e fornire piani dettagliati. Includi come saranno assegnati i soldi e quali costi saranno coperti. Ad esempio, se il budget verrà speso per il personale e le forniture, annotare quale percentuale del budget verrà assegnata per ciascun requisito. Affrontare tutte le domande che una persona ragionevole può chiedere in merito al progetto in anticipo per evitare ritardi nell'approvazione o una declinazione formale della richiesta.
Allegare un budget dettagliato per le spese del progetto o del dipartimento. Ciò fornirà all'individuo in esame i numeri esatti del progetto. Come in un budget standard, questa sezione dovrebbe includere elementi pubblicitari precisi per ogni spesa richiesta. Se le cifre esatte non sono disponibili, sarà necessario stimare la spesa totale per quell'elemento pubblicitario.
Chiudere la richiesta riepilogando i dettagli importanti trattati. Questo di solito può essere fatto all'interno di uno o due paragrafi. Quindi, includi il tuo nome e le informazioni di contatto. Suggerire una riunione di follow-up per discutere ulteriormente la richiesta di finanziamento.
Suggerimenti
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La scrittura commerciale deve essere sempre pulita e concisa. Fornisci informazioni sufficienti per presentare un argomento valido per la tua richiesta, ma non provare a sovrascrivere con fluff. Ricorda, il tuo lettore avrà molti progetti da recensire. Non perdere tempo con dettagli insignificanti.
avvertimento
Fai attenzione quando valuti le spese future. Stimare troppo poco per un elemento pubblicitario potrebbe far sì che il budget sia significativamente inferiore a quanto effettivamente necessario. Stimare troppo potrebbe far considerare il budget irragionevole e rifiutare.
