Quando lasci una segreteria telefonica, è importante rappresentarti professionalmente. Se vuoi essere preso sul serio, devi sapere come lasciare un messaggio correttamente, cosa dire e come terminare il tuo messaggio.
Come lasciare un messaggio vocale
È probabile che tu lasci un messaggio per richiedere una richiamata, quindi il modo in cui ti presenti al telefono avrà un impatto sulla possibilità che la persona risponda. Assicurati di sapere cosa stai per dire prima ancora di fare la telefonata. Inizia pronunciando il tuo nome e il nome della tua azienda o della società da cui chiami. Assicurati di pronunciare il tuo numero di telefono due volte in modo che il ricevitore abbia tempo sufficiente per scrivere il numero.
Se si ha un nome univoco, si scrive quando si assegna il numero di telefono la prima volta. Anche se sei nervoso, parla lentamente come se stessi scrivendo le informazioni. Parlare velocemente potrebbe confondere la persona che stai cercando di contattare. Un messaggio vocale non deve durare più di 30-45 secondi. Vai dritto al punto della tua chiamata.
Praticare la professionalità man mano che si termina un messaggio telefonico
Anche se è bene arrivare al punto di un messaggio telefonico, non devi mai dire semplicemente il tuo nome, numero e dire alla persona di richiamare. Ci devono essere più informazioni. Devi descrivere in breve il motivo per cui chiami. Dopo aver lasciato le tue informazioni, puoi dire alla persona a che ora sarai disponibile, ma anche fargli sapere che può chiamare a suo piacimento.
Lascia il tuo numero alla fine del messaggio, richiedendo una chiamata ma menzionando anche che ci riproverai domani. Niente mostra più dedizione che provare di nuovo.
Termina sempre con un apprezzamento come dire grazie. Un altro modo in cui potresti terminare la chiamata è dirgli che sai che è occupato ma apprezzerai una richiamata. Indipendentemente dal modo in cui scegli di terminare la tua segreteria, assicurati di sorridere come dici tu. Una bocca accigliata ha un suono diverso da una bocca sorridente. Le persone possono percepire se qualcuno è felice e sorridente sull'altra linea, quindi sorridi se vuoi aumentare la possibilità di una richiamata.
Come terminare un saluto di Voicemail
Mentre stai configurando il messaggio di benvenuto della segreteria telefonica per il tuo ufficio - messaggio di posta vocale chiuso, evita frasi eccessive come "La tua chiamata è importante per me". Iniziate il vostro saluto scusandovi per aver perso la chiamata, date un tempo stimato in cui i chiamanti possono aspettarsi una richiamata e qualsiasi altra cosa che è importante per loro sapere. Mantieni il tuo saluto breve e preciso, in modo che i chiamanti abbiano maggiori probabilità di lasciare un messaggio. Il saluto medio dovrebbe essere di circa 25 secondi.
Un esempio di saluto di una segreteria telefonica potrebbe essere: "Ciao, Hai raggiunto (nome commerciale). Mi dispiace di aver perso la tua chiamata. Per favore lascia il tuo nome e il numero di telefono migliore al quale puoi essere contattato. 24 ore, grazie."
