È possibile fornire cattive notizie a dipendenti, clienti o dirigenti attraverso una varietà di metodi. Molte persone preferiscono avere messaggi negativi consegnati diretti e diretti. Altri preferiscono un approccio più sottile, mettendo il messaggio nel linguaggio meno offensivo. Ad ogni modo, è necessario fornire notizie che sono molto probabilmente indesiderabili e non gradite in modo chiaro e conciso.
Mantenere la relazione
Solo perché hai informazioni indesiderate da inoltrare, non significa che devi danneggiare la relazione con la parte ricevente. Sia che tu stia licenziando dipendenti, rifiutando una richiesta di donazione o negando il rimborso del viaggio, tieni presente che la situazione potrebbe cambiare in futuro e la tua decisione potrebbe essere annullata. Aggiungi un complemento al memo, come dire ai dipendenti quanto hai valutato i loro contributi. Spiega alle raccolte di fondi che attualmente il tuo budget non consente determinate spese. L'aggiunta ammorbidirà il colpo e manterrà aperte le linee di comunicazione per possibili relazioni future.
Frame Message with Positive Language
Le parole che scegli nel promemoria aiuteranno a mantenere una risposta positiva, anche se stai trasmettendo un messaggio negativo. Ad esempio, puoi chiedere maggiori informazioni per elaborare una richiesta di valuta piuttosto che scrivere che le informazioni fornite non sono accettabili. Spiega ai dipendenti cosa possono fare invece di ciò che non possono fare. Ad esempio, scrivi "per favore vestiti in abbigliamento casual business il venerdì" invece di "non indossare i jeans il venerdì informale". Invia una nota al tuo cliente dicendo "puoi ritirare la merce il lunedì" anziché "il tuo ordine" non sarà pronto fino al prossimo lunedì."
Prevenire le conseguenze legali
I promemoria aziendali spesso si fanno strada fuori dalle mura aziendali e nelle mani dei media o di altre parti. Evitare l'uso di qualsiasi linguaggio che alluda a pratiche illegali o discriminatorie. Ad esempio, invece di scrivere "il nostro contabile sta lasciando la società perché ha commesso errori estesi nei rapporti di fine anno," scrive "dopo molti anni di servizio riconosciuto, il nostro contabile sta passando ad altre opportunità." La chiarezza aiuta a prevenire le voci indesiderate da diffusione che potrebbe danneggiare la reputazione della vostra azienda. Un messaggio negativo non chiaro è "dovuto a cattiva condotta, alcuni membri del personale finanziario se ne stanno andando." Un promemoria migliore recita "Siamo lieti di annunciare che i nuovi membri del personale finanziario sono destinati a sostituire i membri uscenti del dipartimento contabilità".
Buffer le cattive notizie
I memo negativi spesso provocano sentimenti offesi e risposte rabbiose. Puoi alleviare o almeno ridurre la quantità di ricadute dalle cattive notizie quando la bufferizzi con buone notizie. Ad esempio, inizia un promemoria negativo con "apprezzerai il numero di benefici aggiunti inclusi nella tua polizza di assicurazione" quando devi aumentare i tassi di assicurazione. Mantenere il buffer associato al messaggio, tuttavia, per mantenere la chiarezza. In altre parole, non dire "il nuovo parcheggio si apre la prossima settimana" quando invii un messaggio su una riduzione dei benefici.
