Un manuale per la formazione dei dipendenti ha molti altri scopi oltre alla formazione dei nuovi dipendenti. Manuali di formazione ben strutturati forniscono contenuti formativi scritti, abilitano funzioni di reparto in assenza di dipendenti chiave, forniscono ai nuovi dipendenti preziose informazioni e codificano regole e linee guida sul posto di lavoro. I dipartimenti di risorse umane che sviluppano manuali di formazione dei dipendenti trovano anche più facile fornire orientamento di lavoro e formazione dei dipendenti con materiali scritti.
Contenuto di formazione
Le aziende che forniscono orientamento ai dipendenti spesso forniscono nuovi assunti con un manuale per i dipendenti come forma di un manuale di formazione. I manuali dei dipendenti contengono regole e linee guida sul lavoro con le quali i dipendenti dovrebbero essere familiari prima che assumano le loro mansioni e responsabilità. I manuali dei dipendenti di solito hanno moduli di riconoscimento che i dipendenti devono firmare per indicare la ricezione e la comprensione delle politiche aziendali. I moduli firmati vengono inseriti nel file del personale di ciascun dipendente e rimangono parte del record completo di lavoro. I manuali di formazione dei dipendenti oi manuali dei dipendenti offrono ai dipendenti il supporto necessario per l'apprendimento delle regole sul posto di lavoro e servono come materiale di riferimento qualora sorgessero domande sulle politiche aziendali.
Gestione della qualità
Le organizzazioni con più siti di lavoro utilizzano manuali di formazione dei dipendenti per standardizzare i processi lavorativi. Un manuale di formazione per i dipendenti che contiene le migliori pratiche o le pratiche passate dimostrate per avere successo è prezioso per i datori di lavoro che hanno siti di lavoro distribuiti in un'ampia area geografica. La standardizzazione dei processi aziendali è essenziale per garantire prestazioni e gestione della qualità coerenti.
Transizione a Paperless
Quando una società passa da un'azienda che si basa su una documentazione scritta a una che è guidata dalla tecnologia, un manuale di formazione per i dipendenti può essere prezioso per gli esperti di tecnologia dell'informazione. Ad esempio, uno specialista dei sistemi informativi per le risorse umane responsabile della codifica dei processi di assunzione dell'azienda può fare riferimento al manuale di addestramento dei dipendenti per sviluppare un processo di selezione e selezione basato sul computer. Le aziende che passano dalla carta alle funzioni basate su computer potrebbero scoprire che i manuali di formazione dei dipendenti forniscono una parte sostanziale delle informazioni che possono essere convertite in formato Web per l'utilizzo nella intranet aziendale.
Riferimento storico
I processi aziendali cambiano nel tempo; tuttavia, una registrazione storica delle pratiche passate può essere una buona base per la costruzione di processi nuovi e aggiornati. Le organizzazioni che conservano documenti scritti come i manuali di formazione dei dipendenti hanno un tempo più semplice per formulare nuovi processi e creare documentazione di nuovi processi. I manuali di addestramento dei dipendenti sono documenti importanti per riferimento storico.
Manuali di processo
Molte aziende sviluppano manuali di formazione per i dipendenti che contengono specifici processi lavorativi. I manuali di processo facilitano la formazione di nuovi dipendenti e la sostituzione delle funzioni di lavoro dei dipendenti. Alcuni dipartimenti dispongono di manuali dei dipendenti per ogni posizione all'interno del dipartimento o della sezione e altri manuali contengono descrizioni di tutti i processi dipartimentali in un unico volume. I dipendenti sono di grande aiuto nello sviluppo di questi manuali. Apprezzano l'importanza di un manuale di formazione per i dipendenti e hanno una conoscenza diretta dei processi necessari per descrivere i passaggi per l'esecuzione di compiti specifici. I manuali di addestramento dei dipendenti sono utili quando un dipendente è assente, in congedo o comunque non in grado di svolgere l'attività lavorativa o di formare un altro dipendente su come svolgere il lavoro.
