Ogni azienda, indipendentemente dal settore, ha compiti amministrativi che devono essere gestiti per consentire all'azienda di funzionare in modo efficiente. Queste funzioni vengono spesso svolte da un segretario, un addetto alla reception, un assistente amministrativo, un assistente esecutivo o un direttore d'ufficio. Nelle aziende più piccole, in cui tali ruoli potrebbero non esistere, i dipendenti devono collaborare per garantire il completamento delle attività amministrative.
Memorizzazione delle informazioni
La presentazione tempestiva di documenti importanti in luoghi appropriati è un dovere amministrativo che include la collocazione di cartelle in archivi di file o documenti in programmi di gestione dei documenti online. Sistemi di archiviazione accurati garantiscono ai dipendenti l'accesso a registri finanziari, record dei clienti e ricerche.
Cercando informazioni
La ricerca di informazioni per clienti, dirigenti e collaboratori sia online che in sistemi di archiviazione per ufficio o in libri è un dovere amministrativo essenziale che aiuta le aziende a disporre delle informazioni necessarie per avviare e terminare i progetti. Questa informazione è spesso compilata, riassunta, distribuita alle persone necessarie e presentata in un rapporto o in un foglio di calcolo.
Risposta ai telefoni
Indipendentemente dal fatto che possediate un'agenzia pubblicitaria o una lavanderia a gettoni, i clienti chiameranno per domande su prodotti e servizi, orari di apertura, richieste di informazioni o domande sui prezzi. Rispondere a queste chiamate e soddisfare le esigenze dei clienti è un dovere amministrativo che può influire sul successo o il fallimento di un'azienda. La comunicazione inefficace con i potenziali clienti può lasciare una cattiva impressione dell'organizzazione. È importante che la persona che svolge questo compito amministrativo sia gradevole, cortese e ben informata sull'azienda.
Saluto Visitatori
Quando un visitatore entra in un ufficio, un addetto alla reception o un segretario di solito è seduto sulla porta per dire "buongiorno", dà il benvenuto al visitatore nel luogo di lavoro, assiste con domande e lo indirizza alla persona, all'ufficio o alla divisione appropriata. Che si tratti di un addetto alla consegna di un pacchetto o di un cliente in arrivo per un appuntamento programmato, salutare i visitatori è un dovere amministrativo essenziale.
Acquisto di attrezzature e forniture
Mantenere le stanze e gli armadi di approvvigionamento riforniti di carta, penne e altri articoli per ufficio è un dovere amministrativo. I compiti assegnati a questa posizione includono l'assunzione di ordini da altri dipendenti, la tracciabilità degli ordini, la dispersione degli oggetti all'arrivo e la gestione delle fatture, solitamente in collaborazione con il team finanziario.
Creare e gestire comunicazioni scritte
Oltre a comporre e-mail e lettere commerciali per creare report, fogli di calcolo e database, i compiti amministrativi comprendono anche la creazione e la gestione della distribuzione di queste comunicazioni scritte. Che si tratti di comunicazioni per colleghi o clienti, le attività vengono completate utilizzando programmi di elaborazione di testi e fogli di calcolo per creare documenti concisi e professionali.
Preparazione della riunione
La creazione di sale per conferenze e sale riunioni, l'organizzazione di servizi di catering, l'ordinazione e l'allestimento di apparecchiature audiovisive e la preparazione di ordini del giorno rientrano nella categoria delle funzioni amministrative. Questi compiti chiave sono essenziali quando le aziende hanno conferenze o riunioni con i clienti presso o lontano dall'ufficio.
