Le lettere commerciali formali richiedono un protocollo specifico, indipendentemente dall'intenzione della lettera. Nella maggior parte dei casi, una lettera commerciale dovrebbe essere succinta e breve, di solito adatta a una pagina. Mentre si dovrebbe usare uno stile di scrittura chiaro e formale, ci sono diversi casi in cui usare le abbreviazioni è appropriato per risparmiare spazio e tempo.
Prefissi e onorari
Entrambi i prefissi e gli onorificenze dovrebbero essere abbreviati nel saluto e altrove nella lettera. Ad esempio, una lettera di lavoro inizia con "Caro signor Johns", non "Caro signor Johns". Anche i plurali di tutti i prefissi e onorificenze sono abbreviati, come "Messrs" per più destinatari maschi e "Mses" per più destinatari femminili.
Nomi di società
Sia la carta intestata che "l'indirizzo interno" presenteranno i nomi delle società - quella del mittente e quella del destinatario. Potrebbe non essere appropriato abbreviare qualsiasi parte del nome della società a meno che il nome dell'azienda non sia registrato con un'abbreviazione. Ad esempio, se la società è registrata come "Motts, Inc.", è possibile utilizzare "Inc." nell'indirizzo interno senza precisare "Incorporato". Allo stesso modo, non sostituire "&" per "e" a meno che non faccia parte del nome dell'azienda.
indirizzi
A differenza della parte anteriore di una busta, lo stato dovrebbe essere enunciato quando fa parte della carta intestata, dell'intestazione o dell'indirizzo interno. Ad esempio, se la società del destinatario si trova a Seattle, l'indirizzo interno dovrebbe essere "Seattle, Washington 98101".
Abbreviazioni comunemente usate
Un poscritto, che è un'affermazione extra che segue la chiusura di una lettera, è sempre espresso con l'abbreviazione "P.S." Se si includono documenti aggiuntivi insieme alla propria lettera, è accettabile indicarli scrivendo "Allegati", seguito dal numero di documenti o abbreviando "Enc". sotto la tua firma. RSVP è un'abbreviazione accettabile quando si richiede al destinatario di rispondere alla propria lettera.
Temi e dattilografi
L'oggetto di una lettera commerciale può essere indicato sotto la data con la sigla "Re" per "Regarding", seguita da una breve dichiarazione dell'argomento. Se una lettera è firmata per conto di qualcun altro, l'abbreviazione "p.p." può essere usato. Ad esempio, se un segretario scrive una lettera a nome del suo datore di lavoro, il dattilografo può firmare la lettera e accompagnare la sua firma con "p.p." e aggiungi il nome del suo datore di lavoro sotto. Il "p.p." sta per la frase latina "per procurationem". L'abbreviazione "cc" significa tradizionalmente "copia carbone", ma può anche significare "copia di cortesia". In entrambi i casi, indica che sono state inviate più copie di una lettera e indica le persone a cui tali copie sono state inviate.
