Quando è necessario riepilogare una grande quantità di informazioni, un memo o una lettera è un modo efficace per farlo. Molte persone trovano difficile scrivere e credono di non avere il vocabolario per farlo. Ma come dice l'insegnante di scrittura William Zinsser, scrivere è solo pensare sulla carta. Tutto quello che devi fare è organizzare i tuoi pensieri, seguire lo stile del formato che hai scelto e usare un linguaggio semplice e chiaro.
Scrivere un rapporto in un memo
Scrivi un'intestazione. Per un memo, indicare nell'angolo in alto a sinistra che si suppone di leggere il memo (ad esempio, A: Tutti i dipendenti), chi lo ha scritto (Da: il proprio nome), chi altro lo riceverà (CC: Nome del destinatario) il data (Data corrente) e di cosa si tratta (Oggetto: argomento da indirizzare).
Se si tratta di una lettera, iniziare con una data e un saluto, ad esempio "A tutti i dipendenti:".
Considera il tuo pubblico.Se stai scrivendo a un pubblico generale, usa un linguaggio che tutti capiranno. I nuovi dipendenti potrebbero non conoscere ancora il gergo aziendale e i dipendenti di un dipartimento potrebbero non comprendere la terminologia di un altro.
Crea un profilo. Organizzare i tuoi pensieri consente una scrittura chiara. Considera cosa vorrà sapere il tuo pubblico e cosa vorresti dire loro. Enfatizza le conclusioni chiave del rapporto e cosa significa per le persone che leggono il memo.
Inizia con dichiarazioni di apertura forti. Riconoscere il rapporto e le sue conclusioni. Ad esempio, "Come risultato del nostro recente studio sulla produttività, apporteremo diverse modifiche alle nostre politiche di utilizzo di Internet".
Spiegare. Evidenzia qualsiasi dato o risultato che supporti la conclusione. "I consulenti hanno scoperto che i dipendenti trascorrevano due ore al giorno controllando la posta elettronica e gestendo squadre di fantascienza". Inoltre, fai sapere ai lettori quando i cambiamenti avranno luogo.
Spiega alle persone dove potrebbero andare per ottenere informazioni più complete (se appropriato). Ad esempio, "Ne discuteremo ulteriormente durante la nostra riunione settimanale del personale di venerdì" o "Il rapporto completo è disponibile per tutti i dipendenti in formato PDF." Non firmare il memo; il tuo nome è in cima al memo. Se stai scrivendo una lettera, usa il tuo nome, il tuo nome completo o il tuo nome completo e il titolo, a seconda delle circostanze e delle tue preferenze.
Riscrivi e taglia la confusione. Rileggere la bozza ed eliminare parole inutili. Ad esempio, "È opinione della società che l'ufficio di Scranton cerchi attivamente di ridurre i problemi di non produttività limitando l'utilizzo non professionale delle risorse aziendali", può essere riscritto come "La società ci ha chiesto di limitare l'uso personale delle proprietà dell'azienda. aumenterà la nostra produttività ".
Correzione di bozze e controllo ortografico. Chiedi a un collega fidato di controllare la grammatica e il tono; una frase scritta male può essere interpretata in modi che non hai mai inteso. Inoltre, esegui il controllo ortografico, ma fai attenzione alle funzioni di sostituzione automatica delle parole. Non vuoi che il tuo rapporto dica "Indonesia" quando intendi "Indiana".
