Anche con un sistema di paghe automatizzato, si verificano errori. Non è insolito per un datore di lavoro della California versare accidentalmente il salario o lo stipendio a un dipendente. Recuperare il pagamento in eccesso non è così semplice come prelevare una detrazione dalla busta paga. I datori di lavoro devono ottenere l'approvazione scritta dai dipendenti per prendere la detrazione e devono rispettare le regole sul salario minimo e sulle retribuzioni finali.
Nessuna detrazione per pagamenti in eccesso
Come regola generale, i datori di lavoro non sono autorizzati a detrarre i pagamenti in eccesso dello stipendio dallo stipendio successivo del datore di lavoro. Questo è disciplinato dalla sezione 221 del codice del lavoro in California, che dichiara che ai datori di lavoro è vietato istituire detrazioni mensili per compensare pagamenti in eccesso errati.
Eccezioni alla regola
C'è una eccezione alla regola di non consentire deduzioni successive. Se un datore di lavoro ottiene l'approvazione dal dipendente, il datore di lavoro può recuperare il pagamento in eccesso dei salari. Tuttavia, questa autorizzazione deve essere espressa per iscritto e il dipendente non deve accettarlo. L'accordo può essere fatto prima o dopo l'errore, ma l'accordo deve essere firmato prima che il datore di lavoro effettui la deduzione per recuperare il pagamento.
Stare al di sopra del minimo salariale
Il recupero del pagamento in eccesso è consentito a condizione che non determini una riduzione dello stipendio del dipendente inferiore al salario minimo in base alle ore lavorate nel periodo di retribuzione. Il salario minimo 2015 in California è $ 9 all'ora. Ad esempio, supponiamo che un dipendente guadagni uno stipendio di $ 1.000 a settimana e il suo datore di lavoro le paghi accidentalmente un extra di $ 700. Se lavora 40 ore durante la prossima settimana, deve essere pagata un minimo di $ 360 - $ 9 multipla entro 40 ore-- per quella settimana. Ciò significa che il datore di lavoro non può recuperare l'intero importo di $ 700 dagli stipendi della settimana successiva perché la metterebbe al di sotto del salario minimo.
Evita le buste paga finali
Anche se viene stipulato un accordo volontario, i datori di lavoro non possono recuperare il pagamento in eccesso dall'ultima busta paga di un dipendente. Questo è stato deciso in Barnhill v. Robert Saunders quando un datore di lavoro ha tentato di recuperare un prestito a un dipendente dal suo stipendio finale. I datori di lavoro che tentano di detrarre gli importi dallo stipendio finale di un dipendente possono essere penalizzati in modo significativo. I dipendenti che non ricevono i controlli finali in tempo o nell'importo corretto hanno diritto a penali per i tempi di attesa. Le penali per i tempi di attesa ammontano a un giorno di retribuzione dei dipendenti per ogni giorno in cui gli stipendi finali non vengono pagati immediatamente.
