Fatto bene, i pagamenti di rimborso di chilometraggio possono essere una detrazione fiscale per le imprese ed esclusi dal reddito imponibile del dipendente. Tuttavia, per ricevere questo trattamento fiscale favorevole, le imprese e i dipendenti devono attenersi a alcune linee guida del Internal Revenue Service. I dipendenti che non sono completamente rimborsati per le spese di chilometraggio possono detrarre la parte non rimborsata come detrazione vari.
Piani deducibili per il rimborso di miglia
I datori di lavoro non sono legalmente obbligati a rimborsare le spese di chilometraggio sostenute dai dipendenti. Tuttavia, molti scelgono di farlo perché la spesa aziendale è deducibile ai fini fiscali. Affinché un'azienda possa rivendicare il chilometraggio come detrazione fiscale, deve conservare la documentazione di tutte le spese rimborsate a fini di guida. Ad esempio, un dipendente che desidera il rimborso del gas acquistato durante un viaggio di lavoro deve fornire la ricevuta del gas per ricevere un rimborso. Inoltre, i dipendenti non possono essere rimborsati per miglia percorse come parte del normale pendolarismo al lavoro.
Piani tariffari di distanza in miglia IRS
Per semplificare il processo di registrazione, l'IRS consente alle aziende di rimborsare i dipendenti in base a una tariffa chilometrica standard. Questa tariffa è progettata per tenere conto del costo medio di gas, manutenzione, riparazioni, licenze, assicurazione auto, registrazione e deprezzamento su base miglio. Il tasso di chilometraggio standard era di 56 centesimi al miglio guidato a partire dall'anno fiscale 2014, ma è aggiornato su base periodica. Nell'ambito di questo piano di rimborso delle miglia, il dipendente deve solo tenere un registro delle attività di guida e annotare lo scopo commerciale di ogni viaggio.
Tassazione dei pagamenti per rimborso miglia
Finché l'azienda ha un piano responsabile, il dipendente non deve segnalare alcun rimborso di miglia come reddito. Per essere un piano responsabile, il dipendente deve verificare che la spesa sia legata al business, inoltrare le spese in un ragionevole periodo di tempo e restituire i rimborsi in eccesso ricevuti. Se il piano del datore di lavoro non soddisfa questi standard, si tratta di un piano non responsabile e i rimborsi sono imponibili. In questa situazione, i rimborsi vengono registrati insieme ad altri salari nel W-2 annuale del dipendente.
Detrazioni fiscali per i dipendenti
Se il tuo datore di lavoro non ti rimborsa completamente le spese di chilometraggio, potresti essere in grado di detrarre la parte non rimborsata come detrazione dettagliata. Le spese per i dipendenti non rimborsate sono registrate come spese aziendali per i dipendenti nel modulo 2106. Per calcolare la spesa, è possibile sommare tutte le spese relative al veicolo sostenute per lavoro o è possibile utilizzare la tariffa di percorrenza in miglia standard IRS. Assicurati di escludere le miglia percorse come parte del normale lavoro giornaliero. Le detrazioni dettagliate varie come le spese aziendali dei dipendenti sono deducibili solo dopo che superano il 2 percento del reddito lordo corretto.
Altre spese di chilometraggio
Insieme alle spese di chilometraggio non rimborsate per viaggi di lavoro, i contribuenti possono anche detrarre miglia guidate per visite mediche, spostamenti e miglia guidate per un'organizzazione caritatevole. L'IRS consente ai contribuenti una detrazione di chilometraggio standard di 23,5 centesimi al miglio per visite mediche e spostamenti e 14 centesimi al miglio per le organizzazioni caritatevoli. I contribuenti possono detrarre le spese mediche come spesa medica secondo il programma A. Le miglia guidate per beneficenza possono essere incluse nelle detrazioni di beneficenza, che compaiono anche nell'Allegato A. Il calcolo del chilometraggio viene dedotto sul modulo 3903.
