Stabilire il buy-in
Il processo di portfolio del progetto è un metodo che può massimizzare il potenziale di output di tutti i progetti intrapresi dalla vostra organizzazione in un dato momento, soggetto a limitati vincoli di risorse. Prima di iniziare gli sforzi di gestione del portafoglio del progetto, stabilite un ambiente di comprensione e cooperazione tra i principali responsabili delle decisioni nella vostra organizzazione. Il processo di portfolio del progetto può includere la chiusura di progetti in corso che possono avere esito positivo e puntuale a favore di progetti che hanno un impatto economico o strategico maggiore sulle operazioni. È importante che i dirigenti comprendano questo concetto per evitare ogni sentimento di risentimento quando ciò accade. Promuovere un atteggiamento di squadra verso la selezione dei progetti invece di identificare piccoli gruppi di dipendenti con progetti specifici. Ciò eviterà i sentimenti di rifiuto che sorgono nei team di progetto che vengono riassegnati o suddivisi tra nuovi progetti.
Dare priorità
Durante il processo di gestione del portfolio del progetto, assegnerai risorse che includono tempo, denaro, produttività dei dipendenti e tecnologia a quei progetti che contribuiscono maggiormente alla redditività della tua azienda. Prima di considerare qualsiasi progetto specifico, sviluppa una lista di priorità con cui giudicare ciascuna di esse. Monitora continuamente il tuo elenco di priorità e adattalo ai cambiamenti degli obiettivi strategici e all'evoluzione dei climi aziendali. Gli elementi con cui dare priorità ai progetti possono includere costi, contributi alle entrate, impatto sul marketing, tempi e raggiungimento di obiettivi specifici.
Determina capacità e domanda
Tutte le organizzazioni devono affrontare il problema di utilizzare risorse limitate nel modo più efficace. Raccogli informazioni sulla tua capacità di risorse e sulle risorse richieste da ciascun progetto prima di utilizzare il tuo elenco di priorità per determinare quali progetti intraprendere. La richiesta totale di risorse di tutti i progetti selezionati non può superare la capacità delle risorse della tua azienda. Ad esempio, se la tua azienda ha dieci computer e venti dipendenti disponibili per il lavoro di progetto, non puoi scegliere un portafoglio di progetti che richiede ventitré dipendenti e undici computer. I vincoli di budget sono anche un fattore importante nel determinare il mix ottimale del progetto.
Ottimizza il portfolio del progetto
Armati del tuo elenco di priorità e informazioni relative alla capacità delle risorse e alle esigenze di risorse dei singoli progetti, sei pronto a scegliere una serie di progetti da intraprendere che massimizzino la rilevanza strategica per la tua azienda. Tieni presente che i progetti che non sono inizialmente selezionati non sono necessariamente eliminati; progetti di priorità inferiore possono essere intrapresi quando le risorse sono liberate dal completamento di progetti a priorità più alta.
Esistono diversi pacchetti software per aiutarvi nel processo del portfolio del progetto, ma per portafogli di progetti più semplici può essere utilizzato un albero decisionale per definire tutte le possibilità relative alla combinazione di progetti scelti. Segui il link alla fine di questo articolo per un esempio di un albero decisionale del progetto.
Innanzitutto, elencare ciascun progetto, insieme al costo e ai requisiti totali per dipendenti, tecnologia e altre risorse. Quindi, individua i progetti che ottengono il punteggio più alto in base alle priorità del progetto, quindi seleziona un portfolio di progetti da sottoporre. Ricorda, le richieste di risorse totali di tutti i progetti selezionati devono essere inferiori alla capacità totale delle risorse. Quando nuovi progetti potenziali vengono introdotti nella tua organizzazione e al completamento dei progetti attuali, rivisita il processo del portfolio del progetto per decidere quali nuovi progetti meritano le nuove risorse disponibili in base al tuo elenco di priorità aggiornato e alle capacità delle risorse.
