La gestione del portfolio di progetto è un processo attraverso il quale organizzazioni e imprese possono organizzare, visualizzare e analizzare i loro progetti attuali. È comunemente usato per dare la priorità ai vari progetti; di solito sono ordinati in diverse categorie come finanza, crescita e benefit. I portafogli di progetti in ultima analisi consentono al consiglio di amministrazione o ad un amministratore delegato di ottenere una visione più ampia e una più profonda comprensione degli attuali impegni dell'azienda.
Compilare un inventario dei progetti correnti dell'azienda. Includere tutte le attività che l'azienda ha attualmente, non importa quanto piccola. Fornire informazioni descrittive sufficienti per ciascun progetto in modo che possano essere confrontati e gestiti. Ad esempio, dettaglia il costo finanziario previsto del progetto, i suoi obiettivi, i benefici, la durata stimata del progetto e il modo in cui il progetto supporta la strategia generale dell'azienda.
Un'impresa residenziale, ad esempio, potrebbe compilare un inventario che contiene un progetto di iniziativa antisociale, un progetto di recupero di proprietà e una nuova costruzione. La compagnia potrebbe anche scrivere che il progetto di riqualificazione immobiliare costa $ 1 milione, ci vorranno 3 anni per completare e ospiterà 800 nuove famiglie.
Carica queste informazioni elettronicamente; ciò assicurerà che i dati possano essere confrontati più rapidamente e in modo più efficiente rispetto a un team umano. I dati elettronici possono anche essere trasferiti via e-mail e consegnati immediatamente ai direttori della società.
Organizzare un incontro per gli amministratori delegati della società e capi reparto (portfolio management team, o PMT). Queste persone avranno la più ampia conoscenza del business e potranno prendere decisioni informate nel migliore interesse dell'azienda. Chiedi loro prima della riunione di esaminare i dati e assorbire le informazioni per la discussione.
Garantire che il team di portfolio accetti i criteri per stabilire le priorità di un progetto. Questioni come la finanza e i benefit sono comunemente usati per determinare la priorità, ma possono essere considerati altri problemi come il potenziale.
Chiamare l'incontro e dare la priorità ai progetti in corso intrapresi dall'azienda. La priorità dovrebbe essere data a progetti basati sui loro potenziali finanziari, di crescita e di benefici. I progetti con priorità più alta richiederanno un'attenzione costante, mentre altri progetti con priorità inferiore potranno essere interamente tenuti o abbandonati dall'agenda aziendale.
Rivaluta la gestione del progetto della società chiamando regolarmente la PMT. Organizzare consultazioni trimestrali, mensili o anche settimanali e discutere se determinati progetti necessitano di maggiore supporto (aumentando così la loro priorità) o possono essere abbandonati ulteriormente nella lista.
