L'acquisto è un dipartimento all'interno della divisione finanziaria di un'azienda che garantisce forniture e materiali richiesti da altri reparti in modo efficiente. Tutto ordinato per ogni dipartimento deve passare attraverso il reparto acquisti. Anche se le aziende hanno linee guida di acquisto diverse, tutte le aziende hanno procedure di acquisto standard.
Ordini di acquisto
Ogni servizio, materiale o fornitura richiesto da ciascun dipartimento deve essere presentato come ordine di acquisto. Questo ordine di acquisto è un numero contabile per garantire che l'importo corretto sia pagato al fornitore o fornitore. Il numero tiene traccia dell'ordine per assicurarsi che sia ricevuto in modo tempestivo e nella qualità e quantità desiderate. L'ordine di acquisto viene utilizzato anche dal venditore o fornitore quando fatturare la società dopo la consegna dell'ordine.
Quotazioni d'acquisto
Il reparto acquisti è responsabile della ricerca del prodotto, del servizio o delle forniture richieste. Un agente di acquisto trova diversi fornitori, richiede preventivi e decide quale fornitore soddisfa le esigenze delle richieste del dipartimento. La procedura di acquisto delinea il processo attraverso il quale il reparto acquisti effettua richieste di preventivo da fornitori e venditori. Ogni responsabile di reparto deve informare il reparto acquisti circa l'articolo esatto richiesto, le specifiche degli articoli desiderati e la quantità necessaria per operare nel rispettivo dipartimento.
Procedura di monitoraggio
Una volta che i reparti hanno fornito al reparto acquisti le informazioni sul servizio, le forniture o il materiale richiesto, l'agente di acquisto controlla l'ordine durante l'intero processo. L'agente di acquisto assegnato all'ordine deve seguire il venditore nel caso in cui ci sia una modifica o un aggiornamento e monitorare l'ordine fino a quando non è stato ricevuto. Dopo che l'articolo è stato ricevuto, il reparto acquisti garantisce che l'ordine sia corretto e conforme alle specifiche contrattate.
