Le imprese stabiliscono procedure di acquisto per garantire che gli acquisti siano nel miglior interesse dell'azienda e che il denaro venga speso in modo efficiente. Queste procedure coprono tutto, da piccoli acquisti da un singolo fornitore a processi di offerta estesi. In un processo di offerta, un responsabile degli acquisti seleziona l'offerta migliore da un elenco di offerte del fornitore, in base al costo, all'affidabilità e al tempo necessario per ricevere le merci.
Petty Cash
Le aziende stabiliscono un limite per gli acquisti di piccole spese, come $ 25 o $ 100. Un dipendente che fa un acquisto con denaro piccolo spesso lo fa con i propri soldi. Conserva la ricevuta e invia un modulo al proprio supervisore o al reparto buste paga che include il costo dell'articolo, tasse incluse, il motivo dell'acquisto, la data e il venditore. Riceve quindi il rimborso per l'acquisto dal fondo di cassa piccola.
Mercato aperto
Gli acquisti sul mercato aperto non richiedono processi di offerta, ma spesso richiedono l'approvazione di un reparto acquisti perché il prezzo delle merci è superiore al limite minimo di cassa. Un richiedente inoltra una richiesta di merci, a volte denominando un fornitore specifico e, se la richiesta viene approvata, effettua l'acquisto direttamente dal venditore. Può fare acquisti e ricevere preventivi verbali dai venditori, ma non deve e può scegliere il venditore da sola.
Richiedente offerta
Un'azienda fissa un limite di acquisto per determinare quando il richiedente gestirà la maggior parte del processo di offerta di acquisto e quando lo farà il reparto acquisti. Se il costo delle merci è inferiore a tale limite e una procedura di offerta è necessaria, il richiedente compila un elenco di offerte dai fornitori e invia le offerte al reparto acquisti, che seleziona il fornitore con l'offerta migliore. Il processo di offerta del richiedente può includere un intervallo di tempo per l'accettazione delle offerte.
Offerta del dipartimento acquisti
Quando il costo di beni o servizi supera il limite di acquisto, il reparto acquisti gestisce la maggior parte del processo di offerta di acquisto, con l'assistenza del richiedente. Il richiedente spiega perché ha bisogno delle merci e il reparto acquisti sollecita le offerte dei fornitori per un determinato numero di giorni. Una volta scaduto questo tempo, il reparto acquisti seleziona il fornitore con l'offerta migliore.
