Le lettere sono mezzi importanti per comunicare sentimenti personali e aziendali. Tuttavia, le lettere personali sono molto diverse dalle loro controparti commerciali. Per mostrare l'etichetta aziendale corretta durante le transazioni della tua azienda, dovresti riconoscere queste differenze e fare fatica a non mescolare gli stili delle lettere. Questo ti aiuterà a guardare professionale per dipendenti, clienti, azionisti e investitori.
Formato
Le lettere commerciali e le lettere personali sono formattate in modo molto diverso. Con alcune variazioni minori, le lettere commerciali hanno solitamente margini di 1 pollice. Hanno anche una spaziatura singola, con doppia spaziatura solo tra paragrafi e linee dati introduttive (ad es. Data, soggetto). La lettera è giustificata a sinistra senza indentazione di paragrafo. Anche le lettere commerciali vengono sempre digitate. Al contrario, le lettere personali possono avere praticamente qualsiasi formato. Spetta allo scrittore decidere come vuole che appaia la lettera personale. Una lettera personale è tradizionalmente scritta a mano, ma con l'avanzare della tecnologia, molte persone digitano lettere personali sui loro computer perché è più veloce da scrivere che scrivere manualmente.
Soddisfare
In una lettera commerciale, il contenuto è sempre orientato all'obiettivo - cioè, lo scopo della lettera è trasparente. Con una lettera personale, i contenuti possono coprire molti argomenti diversi, e c'è più enfasi nel mettere in relazione gli eventi passati e le emozioni che non nella risoluzione dei problemi. Le lettere personali possono essere molto più tortuose. Le lettere personali possono riguardare alcuni problemi aziendali o finanziari, ma le lettere commerciali non parlano mai di questioni personali a meno che tali problemi non abbiano un impatto diretto sull'azienda.
Lingua e punteggiatura
Le lettere commerciali usano un linguaggio più formale delle lettere personali. Gli scrittori prestano particolare attenzione alla scelta delle parole perché la scelta delle parole può fare un'enorme differenza nelle questioni legali. Saluti e chiusure sono educati e si riferiscono a titoli appropriati (ad esempio, il presidente Edwards, Miss Neman). I coloni vengono utilizzati più nelle lettere commerciali che nelle lettere personali, in particolare dopo il saluto e le etichette introduttive della riga di dati (ad esempio, RE:, DATE:). Le lettere personali possono usare qualsiasi lingua, comprese le abbreviazioni gergali e non aziendali come ttyl (parlaci più tardi) o btw (a proposito). Il vantaggio di questo è che la personalità dello scrittore si imbatte davvero. Le lettere commerciali spesso perdono la vera "voce" dello scrittore. Le lettere personali usano regole di punteggiatura standard, ma poiché sono così informali, gli scrittori spesso ignorano alcuni standard di punteggiatura e di capitalizzazione di base.
Perché differenziarsi?
Il motivo principale per cui le persone separano le lettere personali dalle lettere commerciali è perché un metodo standard di scrittura di una lettera commerciale crea efficienza nelle operazioni aziendali. Ad esempio, gli uomini d'affari sanno che possono rapidamente accertare lo scopo della lettera commerciale dalla riga dell'oggetto. L'efficienza può tradursi in entrate. Un altro motivo di differenziazione è che l'uso di un formato professionale trasmette l'importanza di ciò che è nella lettera. In terzo luogo, l'utilizzo del formato lettera commerciale è previsto dai professionisti. Se non si aderisce al formato aziendale con la propria azienda, è possibile che vi imbatti come meno preparato o inesperto.
