Risparmia tempo e denaro
Il libro paga può essere preparato dai dipendenti all'interno di un'azienda, oppure può essere esternalizzato a un servizio di gestione stipendi. Molte aziende hanno scoperto che l'outsourcing del libro paga per un servizio professionale consente di risparmiare tempo e denaro.
Costi per i dipendenti per i salari interni
Quando una società sceglie di preparare la propria busta paga internamente, ci sono le spese per i dipendenti del preparatore, come paghe, previdenza sociale e contributi di Medicare, assicurazione per l'indennizzo dei lavoratori, eventuali prestazioni mediche o pensionistiche e formazione. Quando una società assume un dipendente per gestire la busta paga di un'azienda, tale dipendente deve essere addestrato alla contabilità ed essere in grado di calcolare i salari e le detrazioni, oltre a preparare i rapporti sulle buste paga e fare depositi fiscali tempestivi.
Evita le penalità elevate
Una società sarà responsabile per qualsiasi errore commesso dal dipendente. Questi errori possono essere costosi se le tasse non sono archiviate o depositate, e se i calcoli presentano errori. I servizi di paghe attendibili garantiscono il loro lavoro e pagheranno sanzioni, a patto che si tratti del loro errore. È del tutto possibile che una società paghi effettivamente più multe ogni anno, rispetto a quanto sarebbe stato il costo per il libro paga in outsourcing. Se avessero usato un servizio di buste paga, gli errori sarebbero stati evitati, o la società paghe sarebbe stata responsabile per le sanzioni.
Doveri del libro paga
Le funzioni del libro paga comprendono la scrittura di assegni ai dipendenti, il corretto calcolo delle imposte salariali e salariali, la supervisione tempestiva dei depositi fiscali e la tenuta di rapporti accurati. Se il dipendente responsabile della preparazione di buste paga è malato, gli assegni devono ancora essere emessi. I servizi di gestione stipendi assicurano che il pagamento delle retribuzioni venga erogato in tempo per ciascun periodo di retribuzione, con il minimo sforzo da parte dei dipendenti dell'azienda interni.
Costo dell'outsourcing
Il costo di assunzione di un servizio di gestione stipendi è in genere basato sul numero di dipendenti. Quando la compagnia si registra con un servizio, i conti vengono creati con la banca della società e il servizio paghe, consentendo al servizio di gestione stipendi di emettere stipendi e depositi fiscali. Alcune aziende scelgono di consegnare gli assegni direttamente alla società, dove i controlli possono essere firmati e rilasciati ai dipendenti. Altre società autorizzano la società paghe a consegnare direttamente o depositare gli assegni ai dipendenti.
Iniziare
Quando si imposta un account con un servizio di gestione stipendi, vengono fornite al servizio le informazioni sull'imposta sulle società e i moduli W-4 del dipendente, insieme alla tariffa di pagamento per ciascun dipendente. Durante ogni periodo di gestione stipendi, la società contatta il servizio di gestione stipendi e li informa di quante ore ciascun dipendente ha lavorato durante il recente periodo di gestione stipendi. Il servizio di gestione stipendi calcola quindi la retribuzione, eventuali detrazioni sui salari e avvia anche il deposito fiscale federale. I servizi di gestione stipendi inoltre prepareranno ed emetteranno la fine dell'anno W-2 e il 1099, insieme al deposito di rapporti mensili, trimestrali e annuali sui salari e sulle imposte.
