Quando le aziende hanno un contratto di lavoro, pubblicano spesso una Richiesta di proposta (RFP) a individui qualificati, aziende e appaltatori in grado di svolgere il lavoro. La concessione del lavoro dipenderà in gran parte dai contatti che hai presso la società che ha emesso la RFP, ma dipenderà anche dal modo in cui rispondi alla richiesta. L'invio di una proposta in risposta a una RFP è molto più formale rispetto all'invio di una risposta via email per esprimere il tuo interesse e deve essere fatto in modo professionale. Se hai ricevuto una richiesta di proposta su un progetto che ti interessa, segui questi passaggi per rispondere correttamente.
Leggi la RFP e assicurati di capire chiaramente cosa vuole l'azienda. Chiama il contatto dell'azienda al telefono se non sei sicuro di punti e chiedi chiarimenti. Intervistare brevemente l'individuo è molto più professionale rispetto all'invio di una risposta che interpreta erroneamente la richiesta. Ha anche il vantaggio di fornire una presentazione personale a voi, che aiuterà quando verrà il momento per la società di rivedere la vostra proposta.
Disegna una bozza per la tua risposta. La RFP ricevuta probabilmente ha seguito un formato specifico per mettere in relazione ciò che l'azienda desidera. Usalo come guida per creare un contorno. Inizia facendo un elenco puntato di tutte le intestazioni di sezione. Per ognuno di questi, fai un elenco di domande a cui rispondere e problemi da affrontare. Avere uno schema di questo tipo per guidarvi attraverso il processo di redazione della vostra proposta renderà più facile per voi rispondere alla RFP in modo chiaro e conciso.
Assemblare una squadra per redigere la proposta. Alcune persone nella tua organizzazione possono avere esperienza nel campo in cui la proposta si rivolge, mentre altre possono avere un talento specifico per la stesura di documenti scritti. Assemblare una piccola squadra per incontrarsi e elaborare i dettagli della proposta che è stata richiesta.
Scrivi la proposta. I contenuti variano da una RFP alla successiva, ma ci sono alcune linee guida da tenere a mente. Identifica e rispondi a tutte le domande poste dalla RFP e affronta le eventuali preoccupazioni dell'azienda. Non aver paura di adottare un approccio a valore aggiunto identificando gli elementi chiave che puoi offrire ma altri no. Dovresti anche mostrare una chiara comprensione dei requisiti della RFP identificando specifici deliverable che fornirai come parte del progetto, insieme a una tempistica prevista per ciascuno e una ripartizione dei prezzi per tutti gli aspetti del progetto proposto.
Disegna gli oggetti extra che verranno inviati con la tua proposta. Inizia scrivendo un breve sommario esecutivo che fornisce una breve panoramica di tutto ciò che la proposta dice. Dovresti anche scrivere un documento di una pagina che spiega l'attenzione e le competenze della tua azienda. Sostituiscilo con una biografia personale se sei un individuo piuttosto che un'azienda. Termina scrivendo una breve lettera di presentazione per spiegare come hai ricevuto la richiesta di preventivo e sei interessato al progetto e per dichiarare che la proposta allegata è stata sottoposta all'esame. Includi informazioni di contatto complete sia nella lettera di accompagnamento che nella proposta.
Invia i materiali alla società che ha emesso la richiesta di offerta. La RFP ha probabilmente identificato una data entro cui i materiali dovrebbero essere restituiti. Assicurati di inviare tutti i materiali prima di questa data. È anche una buona idea seguire l'azienda una settimana dopo questa data per chiedere se è possibile fornire ulteriori informazioni in merito.
Suggerimenti
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Le aziende raramente effettuano una selezione in base alla sola proposta; tuttavia, generalmente è buona norma rispondere sempre a una richiesta di offerta e fare un tentativo in buona fede di fornire le informazioni più dettagliate possibili, presentate nel modo più professionale possibile.
