Una richiesta di offerta o richiesta di proposta o RFP è un documento realizzato da un'azienda o un'organizzazione per i fornitori. Ad esempio, una società di costruzioni potrebbe aver bisogno di carpentieri o un ospedale potrebbe aver bisogno di un web designer per creare un sito. Le RFP sono generalmente documenti formali con linee guida per il venditore. Includono dettagli sul business che sta facendo la richiesta, le specifiche del progetto di business, il processo di sollecitazione per i fornitori, il processo di selezione per la scelta di un fornitore o fornitore, il processo del contratto e il processo di comunicazione durante la sollecitazione.
Raccogli tutte le tue informazioni in anticipo. Avere le proprie dichiarazioni finanziarie, budget, contratti, accordi e qualsiasi altro documento pertinente che riguarda il progetto. Questo renderà più facile scrivere la tua richiesta di preventivo.
Scrivi una panoramica o un'introduzione, a volte denominata "sommario esecutivo". Questa sezione introduce l'azienda o l'organizzazione che presenta la richiesta e il suo posto nel suo settore. Il sommario presenta anche in modo chiaro il progetto o le esigenze aziendali per le quali si cercano richieste.
Presentare chiaramente le specifiche, in base alle quali i fornitori risponderanno. Definisci la natura e la portata del tuo progetto, i tuoi bisogni, i tuoi risultati attesi e qualsiasi altra informazione essenziale. Sii specifico; c'è una differenza significativa tra il bisogno di un sito web progettato e la necessità di un sito web progettato, aggiornato e gestito regolarmente.
Indicare chiaramente le istruzioni su come verrà gestito il processo di comunicazione durante il processo di sollecitazione. Se vuoi che i venditori contattino una sola persona presso la tua organizzazione, chiariscilo. Se ci sarà una presentazione per i venditori, includi tutti i dettagli su questo. Se non vuoi che i venditori ti contattino durante il processo, lo dichiari in modo definitivo. Prendi una decisione su come le offerte verranno ricevute da te, se devono essere sigillate e quale è la scadenza.
Spiega che la RFP non è un contratto e che rispondervi non garantisce la selezione. Assicurati di includere informazioni che renderanno la risposta di un venditore del valore del tempo del venditore. Stendere dettagli sul budget, il contratto, la forma di pagamento e la valutazione del lavoro mentre il progetto è attivo.
Includere considerazioni legali, copyright, assicurative ed etiche per i venditori da considerare. Ciò include, ma non è limitato a, accordi di riservatezza, requisiti dei fornitori di minoranza, normative locali, considerazioni sulla sicurezza e pratiche commerciali.
Specificare eventuali istruzioni distinte su come le risposte dovrebbero essere formattate. Istruire i fornitori su come si desidera vedere i loro numeri di proposta, quali informazioni dovrebbero includere con le loro proposte, come copie di informazioni assicurative o licenze commerciali.
Includere una conclusione prevista per quanto riguarda il processo di selezione. Fai sapere ai venditori se verranno notificati o meno se non ottengono il lavoro e cosa aspettarsi se vengono selezionati per il lavoro.
