È facile cadere sotto il malinteso che il denaro aziendale sta facendo una delle due cose: entrare o uscire. C'è una terza categoria: Limbo.Quando si è in un limbo, i soldi sono in attesa di attribuzione dell'account o devono ancora essere incassati o ricevuti. A volte questi fondi sono rintracciati attraverso un conto temporaneo, una sorta di stazione di controllo. Popolarmente noti come "account di compensazione", questi sono anche spesso definiti conti di lavaggio, conti di baratto, conti a saldo zero e anche solo conti temporanei.
Cos'è un account di compensazione?
Gli account di compensazione possono a volte essere confusi con "conti di suspense" - comprensibili dato che sono entrambi account temporanei in attesa di ulteriori informazioni prima che possa avvenire un passaggio successivo.
Dove differiscono è che un account di suspense è tutto su risolvere un mistero o un problema. Forse qualche cliente ha pagato diverse cose contemporaneamente in una somma forfettaria e c'è qualche difficoltà nel decifrare come si rompe quel pagamento. Il pagamento va nel conto di suspense fino a quando questo non viene risolto e si capisce dove il denaro appartiene.
Il conto di compensazione, tuttavia, è molto simile a un libro mastro utilizzato come promemoria per servizi o beni ricevuti o venduti che non sono ancora stati fatturati, o altre transazioni che non possono ancora essere registrate in dettaglio. A volte, viene utilizzato come metodo per tenere traccia di un progetto in corso, ad esempio una ristrutturazione degli uffici in cui le fatture vengono inviate periodicamente ma che necessitano di un pagamento forfettario a un appaltatore generale in un secondo momento. Una volta che il pagamento è stato effettuato, può essere registrato negli account corretti e cancellato dall'account di compensazione.
Un altro esempio è una società che lavora su libri di fine anno fiscale. Possono parcheggiare le entrate e i costi relativi a questo progetto nel conto temporaneo o di compensazione fino al completamento della revisione. A quel punto, possono trasferire le entrate e le spese dal conto di compensazione ai loro guadagni netti.
Quando un'azienda ha bisogno di un account di compensazione
Il volume in genere ha molto a che fare con la necessità di cancellare account. Di 'che c'è una paga con cui fare i conti. Il conto di compensazione delle buste dovrebbe essere un conto a saldo zero. Subito dopo il pagamento dei pagamenti, prima che vengano rilasciati ai dipendenti, i fondi del libro paga vengono trasferiti nel conto di compensazione. Quando vengono incassati, l'account ritorna a zero e tutti i pagamenti sono registrati.
Forse c'è una società che fa un sacco di affari in contanti, come un servizio di smistamento che raccoglie da persone tutto il giorno e riceve denaro ad ogni fermata o due. Questo proprietario potrebbe utilizzare un account di compensazione per registrare rapidamente transazioni e contanti fino a quando non sarà in grado di registrare e allocare correttamente i fondi ai propri account corretti alla fine della giornata o alla fine della settimana.
Quando c'è un flusso costante di entrate in arrivo o in uscita, un conto di compensazione può essere utile per tenere traccia di ciò che è in fase di transizione o sarà necessario fare i conti con nelle prossime settimane.
È importante notare che l'intero punto di utilizzo dei conti di compensazione è di semplificare la vita durante la fase di transizione con denaro. Se si utilizza un solo account di compensazione per tutti i tipi di transazioni, si sconfigge lo scopo.
Una società dovrebbe invece avere un conto di compensazione delle buste paga e un altro per la gestione delle spese, e così via. In questo modo, i fondi vengono mantenuti nelle loro categorie appropriate per semplificare la risoluzione dei problemi e il monitoraggio, se necessario. Non vi è alcun limite al numero di conti di compensazione che una società può utilizzare nelle pratiche contabili poiché sono conti a saldo zero non destinati a essere visualizzati nei libri contabili finali. Si tratta di ciò che ha senso per registrare le transazioni e rendere i libri in equilibrio.
Come impostare un account di compensazione
L'impostazione di un account di compensazione dipende da dove lo stai facendo. Dire Quickbooks è il tuo software di scelta. Apri "liste", quindi seleziona "Piano degli account" e fai clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto, quindi seleziona "nuovo". Ora dovrebbe essere visualizzata una finestra "aggiungi nuovo account", quindi seleziona il pulsante "banca". Quickbook nota che ci sono diversi tipi di account da scegliere, ma "bank" è il migliore per un account di compensazione a causa della flessibilità che offre.
"Banca" ti permette di pagare sul conto usando "ricevi pagamenti" o "fai depositi". Quando paghi, puoi usare "assegni di scrittura" o "pagare le bollette". Un altro vantaggio è che il conto bancario sarà un bilancio voce e un rendiconto finanziario, che mostra come saldi e anche i saldi.
Poi c'è la praticità perché allocare le spese a spese generali o di classe usando assegni a zero significa avere bisogno di un conto "banca" per il conto di compensazione.
Ma, tornando alla creazione dell'account di compensazione: una volta selezionato "banca", premi "continua" e inserisci un titolo nel campo del nome dell'account: compensazione, baratto, lavaggio, temporaneo sono tutti nomi validi per questo account e forse per quale dipartimento. Ad esempio, "conto di compensazione dei debiti".
Non inserire un bilancio di apertura ora. Basta salvarlo e chiuderlo.
Ma aspetta, c'è di più
Ogni software di contabilità offre diverse opzioni e controlli dell'account. Il supporto del prodotto avrà passaggi elencati per l'installazione di account di compensazione per quel sistema. Se la vostra azienda è una piccola azienda e si impiegano servizi esterni per la contabilità di fine anno, è consigliabile consultare il proprio commercialista per vedere ciò che suggerisce come il modo migliore per preparare gli account di compensazione per le esigenze della propria azienda. Ella può elencare le categorie di conti di compensazione a vantaggio delle operazioni.
Sia che tu usi Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks o qualsiasi altro sistema di contabilità, le loro pagine di supporto spiegheranno come iniziare a cancellare gli account, perché sono così fondamentali per la maggior parte delle pratiche contabili aziendali. Alcuni software di contabilità basati sul cloud e persino Quickbooks hanno plug-in di terze parti che offrono soluzioni di clearing su misura che potrebbero valere la pena di essere investigate.
Rimanere responsabile con i conti di compensazione
I conti di compensazione sono fantastici per la gestione del flusso di denaro e per rimanere al di sopra dei modelli di traffico di cassa. Ma tutto questo può andare storto se non c'è nessuno responsabile per mantenere aggiornato il conto corrente.
Un conto di compensazione dovrebbe essere rivisto mensilmente. La riconciliazione è un ruolo cruciale nel chiarire il successo dell'account. Senza riconciliazione, i conti di compensazione sono tutt'altro che chiari.
Un mese è un sacco di tempo per voi per designare un account operativo per ogni transazione elencata nel conto di compensazione. Questo è il tempo sufficiente per trasferire i fondi giusti a detti conti per queste voci.
Tutto ciò che rimane nel conto di compensazione dopo questa durata è una transazione che ha bisogno di essere seguita. Ad esempio, perché l'assegno non viene incassato da un venditore? È stato persino ricevuto? In caso contrario, potrebbe scimmiottare la capacità dell'azienda di ricevere azioni o di ottenere i servizi necessari in modo tempestivo.
Garantire che i controlli siano incassati, non solo la ricezione di depositi, è parte di un business di successo. Dopo tutto, quando i fornitori di servizi si rendono conto che sei responsabile del denaro che va e viene, crea migliori relazioni di lavoro a lungo termine, perché sanno che stai prestando attenzione a ripagarli per i loro servizi.
Come scrivere i conti di compensazione in uno stato patrimoniale
Il libro paga è un uso popolare per un account di compensazione ed è un ottimo esempio di come funziona un account di compensazione.
Come qualsiasi account di compensazione, i conti di compensazione dei salari sono un conto a saldo zero. A causa della natura da anno in anno del libro paga e di come le cose possono cambiare così frequentemente in ritenuta d'acconto e altre detrazioni, è fantastico utilizzare un account di compensazione per aiutare a conciliare queste cose. Inoltre, quando si verificano errori o devono essere apportati degli aggiustamenti, può essere un processo più semplice da risolvere quando si trova in un conto di compensazione work-in-progress rispetto a un elemento pubblicitario in A / P o A / R. Questo è il motivo per cui i contabili amano utilizzare gli account di compensazione: aiuta a evitare voci disordinate altrove.
- Stipula $ 22,476
- Risarcimento del lavoratore $ 1,348,56
- Tasse del datore di lavoro $ 4,719,96
- Spese di stipendio $ 77
- Compensazione del saldo del conto $ 28,621,52
Tutte queste somme sono elencate come debito nella parte sinistra del libro mastro contabile. Il saldo del conto di compensazione è il totale delle retribuzioni, del compenso del lavoratore, delle tasse del datore di lavoro e delle spese per il personale - tutti i fondi coinvolti nella distribuzione delle retribuzioni.
Sul lato destro del libro mastro, un credito è elencato come $ 28,621,52, lo stesso del totale per i fondi relativi al salario dell'account di compensazione.
Una volta che le buste paga sono incassate, la somma dovrebbe raggiungere un totale di $ 22.476, e questo può essere riconciliato a zero. Quando il pagamento comp del lavoratore va al governo, diventa zero. Allo stesso modo per l'invio di tasse e il pagamento dei servizi di gestione stipendi.
Pertanto, poiché ogni elemento pubblicitario viene incassato o pagato per tutto il mese o alla fine del mese, viene riconciliato e, dopo aver detto e fatto tutto, il conto di compensazione dovrebbe tornare a un saldo zero. È qui che deriva il termine "azzeramento": è il risultato, in quanto gli elementi dell'account di compensazione vengono riconciliati.
Come notare i conti di compensazione su QuickBooks
Il team Intuit dietro Quickbooks ha reso l'uso degli account di compensazione una procedura abbastanza semplice.
Innanzitutto, creare una registrazione prima nota e quindi aggiungere l'account A / R o A / P da cui stai spostando denaro. Ora aggiungi l'account di compensazione. Salva questa voce del diario.
Quindi creare una seconda registrazione prima nota e aggiungere l'account di compensazione a questa voce. Successivamente, aggiungi l'account A / P o A / R a cui trasferirai denaro.
Infine, in "Pagamenti" o "Ricevi pagamenti", collega queste due voci di diario insieme.
Quando gli equilibri zero non accadono
Indipendentemente dal fatto che vengano utilizzati per la busta paga, i debiti, le transazioni in contanti che necessitano di una risoluzione successiva o di crediti, i conti di compensazione devono quasi sempre tornare a zero dopo l'entrata e l'uscita delle transazioni. Quando i conti di compensazione non si riconciliano a zero, causano problemi che si propagano nel libro mastro generale.
La riconciliazione è la stessa di quella con altri account. Se arrivano pagamenti che non corrispondono a un dollaro per dollaro, è importante chiedersi il perché. Se i pagamenti escono per somme errate, è necessario risolverli. Se gli assegni non vengono incassati, è tempo di incassarli. Tutto ciò va a riconciliare l'account di compensazione. Quando i totali corretti vengono azzerati, l'account di compensazione raggiunge un saldo zero e il processo di compensazione può iniziare di nuovo.
Considerazioni finali
Quando sono coinvolte piccole aziende, i conti di compensazione possono avere aspetti negativi. Se non ci sono abbastanza transazioni per giustificare l'aggiunta di questo livello di trasparenza e ridondanza, allora può essere un lavoro extra che non è necessario. Le voci non risolte che sono spente di dollari e penny possono creare più fastidi di quanto valgano, ma permetterle di mantenerle su una base di settimana in settimana e di mese in mese può mantenerle al minimo.
Inoltre, è possibile che possa avere un impatto negativo sulla linea di fondo anche per le piccole imprese. È possibile che il trasferimento di fondi in un conto di compensazione possa comportare la perdita di interessi sui risparmi aziendali, che non è probabile che sia una grande somma, ma non ogni centesimo conta nella salute delle piccole imprese?
In definitiva, la compensazione dei conti può essere uno strumento straordinario per molte aziende. Se i conti di compensazione sono vantaggiosi per la vostra azienda scende al volume delle transazioni e quante mani sono coinvolte nella contabilità aziendale. Se hai cercato una trasparenza migliore e più chiari libri contabili, i conti di compensazione potrebbero essere la soluzione che cerchi.
