Il miglioramento dei processi è essenziale per le imprese e in particolare l'assistenza sanitaria. L'assistenza sanitaria è stata sottoposta a un attento esame a causa dell'aumento dei costi. Anche ospedali, cliniche e medici che stanno facendo bene nelle aree di cura e costo possono sempre migliorare. Lean e Six Sigma sono solo due strumenti che ti guideranno nella ricerca di opportunità per migliorare l'assistenza sanitaria, influenzando positivamente la cura del paziente, i rapporti con i medici, i dipendenti, i fornitori e i clienti.
Identificare opportunità di miglioramento nell'assistenza sanitaria definendo gli obiettivi. Questo dovrebbe essere fatto in un ordine top-down, in cui vengono identificati gli obiettivi per l'organizzazione generale, quindi vengono identificati gli obiettivi per ciascun dipartimento e infine vengono identificati gli obiettivi per ciascun processo. Gli obiettivi a livello di organizzazione potrebbero includere una posizione più elevata in tali associazioni di accreditamento sanitario e reporting come la Commissione congiunta, una riduzione dei costi complessivi, un aumento della produttività dei pazienti, una riduzione del turnover dei dipendenti e un maggior numero di medici praticanti. Gli obiettivi a livello di dipartimento potrebbero includere tempi di consegna ridotti per le procedure, una riduzione dei documenti duplicati e una maggiore soddisfazione dei dipendenti. Gli obiettivi del processo possono includere tempi di attesa dei pazienti più brevi e processi snelli. Utilizzare strumenti come: dichiarazioni di missione, mappe di processo e mappatura del flusso di valori. Le mappe di processo mostrano una procedura nella sua interezza, compresi il periodo di tempo e le risorse. Una mappa del flusso di valori si concentra sulle parti a valore aggiunto di un processo, eseguite orizzontalmente attraverso la mappa del flusso di valori, mentre le parti del processo non a valore aggiunto sono indicate verticalmente.
Cerca modi per misurare gli obiettivi dell'organizzazione, i dipartimenti e i processi, utilizzando dashboard e campionamento dei dati. I cruscotti sono usati per mostrare visivamente lo stato di un processo in relazione al raggiungimento di un obiettivo. Una dashboard indica quale parte del processo viene misurata, ad esempio i pazienti al giorno, qual è il conteggio corrente in relazione all'obiettivo e sarà condizionalmente codificato per colore per avere un impatto visivo, indicante se il processo è sul target (verde), in pericolo di non fare un bersaglio (giallo) o di non effettuare il bersaglio senza misure drastiche (rosso). Il campionamento dei dati raccoglie le informazioni per l'analisi statistica e prende in considerazione i punti dati: i tempi di consegna delle procedure.
Raccogli i dati e analizzali per identificare i valori anomali che individueranno le opportunità di miglioramento. I dati raccolti dipenderanno molto dal tempo o dall'obiettivo che viene misurato. Ad esempio, se si desidera migliorare il numero di riscritture richieste, i dati includeranno tutti i controlli scritti; i controlli che sono riscritti saranno indicati come tali in modo da poter trovare una percentuale per sapere qual è il tuo punto di partenza. Un outlier è un punto dati al di fuori della maggior parte dei punti dati. I valori anomali sono opportunità per rapidi miglioramenti. Un outlier potrebbe essere un tempo di risposta su una lettura a raggi X che ha richiesto 24 ore perché i risultati della lettura erano fuori posto in una casella di posta elettronica. Una soluzione rapida sarebbe quella di impostare un avviso via e-mail quando vengono ricevuti messaggi dal radiologo, sia in outsourcing che in-house.
Utilizzare strumenti come ANOVA, deviazione standard, analisi di regressione e test di normalità per analizzare i dati. ANOVA, analisi della varianza, è un calcolo statistico che identifica le fonti di varianza. I punti di dati possono essere il tempo per paziente nelle stanze di risonanza magnetica. Le fonti di varianza entro i tempi possono essere giorno della settimana, richiesta di medico, età del paziente, sesso del paziente o numero di membri dello staff. La deviazione standard non considera le varianze individuali all'interno dei punti di dati, ma troverà la norma dei punti dati raccolti e, così facendo, identificherà quei punti dati che esulano dalla norma. Queste sono istanze che devono essere esaminate per determinare cosa si è verificato per produrre un punto dati al di fuori della norma. L'analisi di regressione crea un modello per la previsione con numerose variabili. I test di normalità funzionano attraverso un processo per determinare se un modello è realistico e raggiunge i risultati desiderati. Se l'obiettivo è di avere un tempo di risposta per le letture di immagini di tre ore, le seguenti informazioni verranno inserite in un test di normalità: minuti da quando l'immagine viene creata e quando viene inviata al radiologo, tempo per il radiologo da leggere il tempo necessario per inviare i risultati all'organizzazione sanitaria e il tempo necessario per inviare i risultati al medico ordinante. Se i tempi non sono inferiori a tre ore in circostanze normali, il modello non soddisfa gli obiettivi desiderati.
Utilizzare gli obiettivi, le misurazioni, i dati e l'analisi statistica per identificare le opportunità di miglioramento, utilizzando strumenti quali: matrice di controllo / influenza, brainstorming, critica per la qualità, voce del cliente, alberi della realtà attuale e alberi prerequisiti. Una matrice di controllo / influenza guida un team di progetto attraverso parti di un processo, determinando se il team del progetto ha controllo, influenza o controllo né influenza durante una parte del processo. Le discussioni devono essere tenute con tutte le parti interessate di un processo: il proprietario del processo (gestione), i processori (dipendenti a livello di personale) e i clienti (pazienti o medici) per determinare ciò che è fondamentale per la qualità. La voce del cliente si concentra sul miglioramento in base alle esigenze e ai desideri dei clienti. Interviste, sondaggi o questionari possono essere utilizzati per scoprire cosa sta dicendo il cliente. Gli attuali alberi della realtà (CRT) mostrano ai team di progetto un elenco aggiornato di problemi all'interno di un processo. Un CRT guiderà il team di progetto attraverso gli effetti a valle dei problemi all'interno del processo. Gli effetti a valle di ordini incompleti del medico potrebbero essere che un paziente aspetta in un'ora di una stanza d'esame con una veste di carta per un'ora, mentre i membri del personale cercano di localizzare il medico per chiarimenti sugli ordini. Un albero dei prerequisiti viene letto dall'alto verso il basso, con il risultato desiderato elencato in alto e i prerequisiti per ottenere quel risultato elencato sotto di esso. I prerequisiti potrebbero essere ostacoli in un processo corrente che non funzionano, come le corrette istruzioni di laboratorio che non vengono comunicate a un paziente o una parte di un processo che al momento non esiste che deve essere inserito, ad esempio richiedendo che tutti i dipendenti utilizzino deposito diretto.
