La conduzione di un'efficace revisione dei processi aziendali garantisce che le operazioni aziendali producano i risultati desiderati nel modo più efficiente. Ad esempio, è possibile condurre una revisione del processo aziendale prima di acquistare nuovo hardware o software. Per condurre una revisione del processo aziendale, assemblare un team di persone che rappresentano tutti i livelli dell'organizzazione interessate da eventuali modifiche al processo aziendale corrente. L'assemblaggio delle persone giuste può aiutare a identificare i problemi, determinare potenziali miglioramenti, assegnare i project manager, implementare soluzioni rapide e sviluppare un piano a lungo termine.
Mappa il tuo processo attuale. Elenca i processi aziendali critici utilizzati per produrre i tuoi prodotti e servizi. Discutere i problemi nell'ambiente attuale, come i ritardi nella ricezione di forniture o problemi di qualità del fornitore. Organizzare una serie di incontri per la squadra per scambiare idee sul perché i problemi esistono e su come gestirli. Conduci ricerche per scoprire come altre aziende gestiscono problemi simili. Utilizza strumenti gratuiti per la mappatura dei processi di business, come Gliffy, Bonita Open Solution o Questetra BPM, per documentare il tuo processo attuale.
Esaminare i processi aziendali documentati per garantire che i dettagli riflettano accuratamente il modo in cui funziona l'azienda. Ad esempio, distribuire le procedure di risoluzione dei problemi a tutto il personale che gestisce le chiamate al servizio clienti. Osservare il personale utilizzando le procedure e prendere nota di eventuali scostamenti per identificare se il personale necessita di ulteriori competenze, conoscenze, formazione o esperienza per rendere efficace il processo aziendale.
Identifica potenziali cambiamenti. Determina in che modo le modifiche potrebbero influire sulle procedure correnti. Osservare il personale che completa i compiti per convalidare le ipotesi. Intervistare i lavoratori per raccogliere i loro contributi sui problemi di processo affrontati dalla vostra organizzazione. Conduci un sondaggio o organizza gruppi di discussione per raccogliere le loro idee di miglioramento. Non dare per scontato che tu conosca la soluzione giusta, ad esempio l'acquisto di nuovo hardware o software, senza capire in che modo il nuovo sistema influisce sull'organizzazione.
Progetta un nuovo processo. La riprogettazione dei processi aziendali implica che tutti i processi per le funzioni aziendali siano allineati agli attuali obiettivi strategici. Ottimizzare il processo in base all'analisi condotta come parte della revisione del processo aziendale. Rivedi il tuo nuovo processo con il team per determinare le dipendenze tra organizzazioni e potenziali problemi. Documentare tutte le modifiche raccomandate dal team di revisione dei processi aziendali e pubblicare le conclusioni in una newsletter, un'e-mail o altro meccanismo di comunicazione aziendale.
Valuta la tua implementazione. Misurare le attività operative, come la soddisfazione del cliente, i difetti del prodotto oi costi, per determinare se i miglioramenti generati dalla revisione hanno avuto un impatto. Esegui revisioni successive e aggiusta di conseguenza i tuoi processi se non sono stati apportati miglioramenti entro i tempi previsti.
