I report aziendali vengono spesso inseriti in una rilegatura in plastica resistente o rilegati utilizzando una rilegatura a spirale o pettine per garantire che possano contenere fino a più lettori. Il formato di report utilizzato dagli uomini d'affari per i report associati è denominato "formato manoscritto". Un rapporto in formato manoscritto contiene diverse sezioni: un frontespizio, una lettera di trasmissione, un sommario, un sommario esecutivo, un'introduzione, uno sfondo del problema o della situazione, una discussione, una soluzione, una conclusione, un lavoro citato e appendici.
Iniziare il rapporto creando una pagina del titolo. Il frontespizio può essere formattato in diversi modi, ma deve contenere il titolo del rapporto, il nome dell'autore, il nome del destinatario e la data.
Crea la lettera di trasmissione. Sebbene il rapporto possa avere più destinatari, la lettera di trasmissione è indirizzata al capo del comitato o alla persona di alto rango. La lettera di trasmissione introduce l'incarico e copre i punti principali. Questo funge da riepilogo anticipato per il destinatario del report.
Scrivi il corpo del rapporto, iniziando dall'introduzione. L'introduzione descrive lo scopo del rapporto, il problema che si sta discutendo e la portata del problema. Ad esempio, se l'argomento del rapporto è la mancanza di parcheggio sul posto di lavoro, descrivere il problema del parcheggio, il motivo per cui la società deve risolvere il problema e i parcheggi di cui si discute.
Crea una sezione chiamata background e scopo che discuterà qualsiasi informazione di base pertinente. Il destinatario del report potrebbe già essere a conoscenza di queste informazioni, ma includendo il resto del comitato una panoramica approfondita oltre a dimostrare la tua conoscenza dell'argomento. Per l'esempio di parcheggio, si potrebbe discutere del fatto che i lotti erano adeguati al momento della partenza, ma dalla fusione della società nel 2004, i nuovi dipendenti hanno avuto problemi a trovare parcheggio.
Scrivi una sezione che discute le varie soluzioni al problema. Il management vorrà essere informato su tutte le possibili soluzioni, o tutte le possibili cause nel caso di un report analitico, al problema. Coprire ogni soluzione o causare in dettaglio e fornire prove per ciascuno.
Descrivi la soluzione migliore o la causa più probabile. Se si sta sostenendo una soluzione, fornire un budget e una tempistica per la soluzione in modo che la gestione abbia un quadro chiaro di tutti i soldi e il lavoro necessari per implementare la soluzione. Se stai descrivendo una causa molto probabile, spiega cosa potrebbe essere necessario per risolvere la causa.
Scrivi una conclusione che riassume il rapporto e ribadisce la necessità di implementare la soluzione migliore o affrontare la causa più probabile. Fornire informazioni sull'azione, come le date rilevanti per la riunione per votare sulla soluzione o altre informazioni sulla riunione.
Crea una sezione citata di lavoro che elenca tutte le tue fonti. Ciò consentirà alla direzione di leggere di più sul problema o di verificare i fatti.
Collocare eventuali appendici, ad esempio una copia di un sondaggio o uno schema dettagliato, alla fine del rapporto.
Creare il sommario esecutivo dopo che il corpo del report è stato scritto. Quindi, posiziona il riepilogo esecutivo direttamente dietro il sommario nel rapporto. Il sommario esecutivo dovrebbe essere circa 1/10 della lunghezza del corpo del rapporto e dovrebbe essere una panoramica completa dell'intero rapporto. Lo scopo del sommario esecutivo è di fornire un riepilogo completo dell'intero rapporto per il comitato.
Scrivi il sommario, ma posizionalo dietro la lettera di trasmissione. Una volta terminato con il corpo del report, digitare tutti i titoli e sottotitoli principali e posizionarli sul sommario, insieme al loro numero di pagina.
Legare il report Se il rapporto verrà letto solo una o due volte, una copertina di plastica trasparente con un raccoglitore scorrevole sembrerà professionale e duratura abbastanza per alcuni usi. Se il tuo rapporto deve essere più duraturo, portalo in una copisteria e chiedi di vincolarlo. Il negozio di copie può inserire una copertina di plastica di alta qualità sul rapporto e inserirvi una rilegatura. Una rilegatura a pettine è un'opzione adatta e poco costosa, ma una rilegatura a spirale sarà la scelta più duratura e attraente per pochi dollari in più.
