Una revisione organizzativa può consistere nell'analisi delle funzioni aziendali, della struttura dei dipendenti, dei processi operativi o di una combinazione di questi. Per i proprietari di piccole imprese, un'efficace revisione organizzativa comprende l'esame della struttura e delle prestazioni dei reparti o delle aree funzionali e la revisione dei dipendenti all'interno di ciascuna area.
Esaminare la struttura funzionale del business
Per iniziare la revisione organizzativa, determina il tipo di struttura organizzativa che hai. Molte piccole aziende iniziano con una struttura piatta, che consiste nel proprietario e in diversi dipendenti chiave che lavorano insieme per gestire le operazioni di produzione, marketing, vendite, risorse finanziarie e umane dell'azienda. Non ci sono manager, con il proprietario che prende tutte o la maggior parte delle decisioni importanti. Questa struttura non ha strati di dipendenti, come direttori, manager e coordinatori. Una struttura funzionale divide la tua organizzazione per attività, come contabilità, risorse umane, produzione, marketing e vendite. Le aziende con questa struttura creano dipartimenti con manager dedicati e una gerarchia di dipendenti. Per supervisionare questi dipartimenti e i loro manager, le aziende potrebbero creare una "C-Suite", che consiste in un team di gestione con un chief executive officer, chief operating officer e chief financial officer. Le società più grandi hanno strutture più complesse, comprese le organizzazioni matrice e divisionale, per gestire molti dipendenti, reparti, divisioni e persino diverse società che operano sotto un ombrello aziendale.
Esamina il tuo organigramma
Una volta determinato il tipo di struttura organizzativa che hai, guarda il tuo organigramma, che è un diagramma delle posizioni dei tuoi dipendenti che mostra chi lavora dove, chi lavora per chi e il "totem pole" della tua attività. Confronta il tuo organigramma con la tua struttura organizzativa per determinare se le tue posizioni sono effettivamente allineate con le varie funzioni che hai bisogno di eseguire. Ad esempio: i tuoi addetti alle vendite riportano al responsabile marketing o viceversa e quali vantaggi / problemi crea? Il tuo direttore di produzione controlla il tuo gestore di distribuzione o lavora in modo indipendente?
Analizza processi e procedure
Ora che hai esaminato le aree funzionali e i dipendenti al loro interno, valuta i processi e le procedure che la tua azienda utilizza per portare prodotti e servizi dall'ideazione alla consegna.Esaminare non solo i processi utilizzati da ciascun dipartimento per svolgere il proprio lavoro, ma anche l'interazione tra i reparti. Ad esempio, hai un sistema senza soluzione di continuità per gli addetti alle vendite che inseriscono gli ordini, il reparto contabilità esegue quindi i controlli del credito e approva i nuovi clienti, gli ordini di riempimento e spedizione del magazzino e il reparto contabilità che invia le fatture?
Rivedere i finanziari
Se non si dispone di un budget principale, crearne uno per determinare l'impatto delle operazioni sulla linea di fondo. Un budget principale è uno strumento finanziario che integra il budget annuale, il libro mastro generale, i rendiconti dei flussi di cassa, i rendiconti profitti e perdite, i bilanci e i rapporti di contabilità clienti. Elenca le tue principali aree di spesa, come manodopera, materiali, amministrazione o marketing. Determina se puoi ridurli attraverso una migliore struttura organizzativa o riallineamento del personale, o processi e procedure migliori. Classifica le tue fonti di entrate e i centri di profitto e determina se le modifiche organizzative o di personale possono migliorare le tue prestazioni in queste aree.
Fai raccomandazioni
Dopo aver analizzato la struttura aziendale, l'organigramma, i processi e le procedure, elencare le aree di miglioramento e dare suggerimenti. Incontra ogni capo dipartimento per esaminare i risultati. Utilizzando il feedback dei manager, organizza una riunione di gruppo dei tuoi manager per discutere i risultati e chiedere il loro contributo. Dite loro i vostri obiettivi, come ridurre i costi generali o di produzione, diminuire gli sprechi, aumentare le vendite o ridurre i tempi di spedizione, i ritorni oi reclami dei clienti. Utilizza il feedback del team per creare il rapporto finale e i consigli.
