I rendiconti finanziari sono un'istantanea della tua attività in un dato momento. Sono utili, ma la realtà è che di solito non è possibile interrompere la propria attività mentre si preparano le dichiarazioni. Il tuo inventario continuerà a cambiare mentre lavori sui libri, continuerai a effettuare vendite e ordini e il tuo staff dovrà comunque essere pagato. Gli importi che il tuo personale guadagna dopo l'ultimo ciclo di pagamento finito dell'anno sono indicati come salari o stipendi accumulati, e dovrai aggiungerli e aggiustare i tuoi bilanci in modo da rispecchiarli.
Cosa sono gli stipendi accumulati?
I rendiconti finanziari dividono il denaro che entra e esce dalla tua attività in due categorie, attività e passività. Se un conto rappresenta il denaro dovuto alla tua azienda, questo è un vantaggio. Potresti non averlo ancora in tuo possesso, ma nel normale funzionamento delle cose finirà per finire nel tuo conto in banca. Il denaro che la tua azienda deve agli altri è una responsabilità, anche quando è attualmente presente nei tuoi account, proprio per la stessa ragione. Questo è ciò che accade alla fine di un periodo di riferimento in cui devi dei soldi ai dipendenti per i turni in cui hanno lavorato ma non sono ancora stati pagati. È una responsabilità che hai accumulato, o accumulato, proprio come i pagamenti del leasing sulle tue attrezzature o locali.
Perché le aziende utilizzano gli stipendi accumulati
Se hai preso in prestito $ 20 da un amico, è perfettamente OK prendere nota sul tuo libretto degli assegni poche settimane dopo quando scrivi un assegno per restituirlo. Le cose si farebbero brutte in fretta se tu provassi a fare affari in quel modo, comunque. Ecco perché è un principio di contabilità che devi registrare qualsiasi spesa, compresi i salari, nel periodo in cui è maturata. Gli stipendi che devi sono mostrati in due punti perché la maggior parte delle aziende utilizza la contabilità a partita doppia. Dovrai registrarli sul tuo bilancio come una responsabilità, e sul tuo conto economico come una spesa. In caso contrario, i rendiconti finanziari per la fine del periodo di segnalazione non saranno accurati.
Il libro paga che viene elaborato, il libro paga non lo è
Alla fine del periodo di riferimento, sia esso mensile, trimestrale o alla fine dell'anno fiscale, probabilmente mostrerai un valore in dollari dello stipendio in sospeso sui tuoi libri. Questo perché è raro che un'azienda si stabilisca con i dipendenti proprio alla fine di un ciclo di pagamento. Di solito, ci sarà una settimana o più tra la data limite del taglio dei salari e il giorno di paga. Se la tua fine dell'anno cade durante quella settimana, avrai un importo del libro paga che è già stato elaborato e in attesa di essere rilasciato, ed è quello che mostra sui tuoi libri. Le tue spese salariali maturate sono diverse. La maggior parte del tuo staff avrà anche lavorato durante i giorni tra la fine del ciclo salariale e la fine del periodo di segnalazione, e quelli sono gli importi in dollari di cui avrai bisogno per effettuare aggiustamenti.
Effettuare le voci per i salari accumulati
Il primo posto che devi inserire è nel tuo bilancio, sul lato del credito del libro mastro. Avrai un account chiamato "Stipendi pagabili" o qualcosa del genere. La maggior parte delle volte ci sarà già un importo in dollari, che rappresenta il libro paga che è già stato elaborato dal precedente periodo di pagamento. Questo è dove dovrai aggiungere gli stipendi accumulati, una volta calcolato un totale. Sul tuo conto economico, sul lato del debito del tuo libro mastro, avrai un account simile denominato "Spese salariale" o qualcosa di simile. Aggiungerai l'importo corrispondente qui. Infine, nella maggior parte dei casi, i tuoi libri includeranno anche un diario che registra ogni transazione. Una volta apportate le modifiche al bilancio e alla dichiarazione dei redditi, è necessario registrarli anche sul giornale. Immetterai la spesa per salari sul tuo diario come debito e il salario come credito.
Calcolo degli importi per i dipendenti orari
La tua azienda potrebbe avere dipendenti orari, dipendenti stipendiati o più comunemente entrambi. Calcolare gli importi in sospeso che devi ai tuoi dipendenti orari è relativamente semplice. Se mantieni le schede ufficiali in formato cartaceo o elettronico, puoi metterle in grado di trovare quali impiegati hanno lavorato in quali ore. Da lì, calcola il numero di ore lavorate da ciascun dipendente e moltiplicalo per la loro tariffa oraria. Rivedete il programma degli ultimi giorni se la vostra azienda è abbastanza piccola da non dover utilizzare fogli di lavoro formali. Sommare tutte le ore programmate, effettuare le riduzioni necessarie per il personale che è partito in anticipo, è arrivato in ritardo o è stato chiamato in malattia, quindi ha moltiplicato le ore effettive lavorate secondo la tariffa oraria del dipendente. Infine, sommate i totali per arrivare a una cifra per gli stipendi orari accumulati totali.
Calcolo degli importi per i dipendenti salariati
Elaborare la quantità di stipendio maturato per i dipendenti dipendenti è un po 'più complicato, anche se non è ancora particolarmente difficile. Gli stipendi sono abitualmente espressi come una cifra annuale o mensile, quindi sarà necessario suddividerli in un importo giornaliero in dollari. Per un salario annuale, potresti suddividere il numero totale di giorni lavorativi in un anno e dividere il salario in base a quel numero. Il risultato sarà l'importo del salario giornaliero del dipendente. Se lo stipendio è mensile, puoi utilizzare lo stesso metodo e contare i giorni lavorativi effettivi per il mese. Alcune società lavorano su un mese di 30 giorni a fini contabili, quindi, se rientrate in quella categoria, è necessario contare i giorni fino alla fine del mese contabile anziché al mese di fine del calendario. Dopo averlo risolto e raggiunto un dato giornaliero per ciascuno dei dipendenti che hanno lavorato negli ultimi giorni del periodo di riferimento, è possibile sommarlo e disporre di un numero per il totale stipendio accumulato.
Calcolo delle ore di straordinario, commissioni e bonus
Il tuo lavoro non viene svolto una volta che hai elaborato le retribuzioni orarie e gli stipendi base. Spesso i tuoi dipendenti avranno guadagnato denaro extra sotto forma di straordinari, commissioni o bonus, e quelli devono essere contabilizzati pure. Per calcolare gli straordinari per i tuoi dipendenti orari, dovrai fare riferimento alla legislazione sul lavoro straordinario del tuo stato o, se si applica a te, a qualsiasi accordo collettivo che stabilisca un premio più elevato per gli straordinari. Alcuni membri dello staff potrebbero anche ricevere una retribuzione a chiamata, una differenza salariale per il lavoro a turni impopolari o la retribuzione pericolosa per i compiti pericolosi. Dovrai calcolare tali importi individualmente, per ciascun dipendente interessato. Allo stesso modo, dovrai elaborare commissioni o bonus guadagnati dal tuo personale orario e salariato durante gli ultimi giorni del tuo periodo contabile. Aggiungeranno al tuo stipendio totale accumulato.
Sick Days and Holiday Pay
Un'altra complicazione che dovrai affrontare sono i giorni di malattia, i giorni personali retribuiti e il pagamento delle ferie. Ciò è particolarmente vero se si utilizza l'anno solare come anno fiscale, quindi l'anno fiscale coincide con le festività. Se offri dei giorni personali retribuiti, sono in genere l'equivalente di uno stipendio giornaliero per i dipendenti o di un turno normale - di solito otto ore - per un dipendente orario. I giorni di malattia funzionano allo stesso modo e spesso vengono presi in carico durante le vacanze o al posto di un giorno personale o perché il personale si è ammalato legittimamente. La legislazione sulla retribuzione delle ferie varia a seconda di dove si basa la tua attività, ma nella maggior parte dei casi si riduce a una paga giornaliera per i dipendenti che non lavorano in vacanza e al giorno di paga a una tariffa più alta per chi lo fa.
Consentire tasse e vantaggi
Una volta che hai elaborato tutti questi totali, avrai una cifra per tutti i tuoi effettivi salari. Il tuo lavoro non sarà ancora fatto, però, perché ogni dollaro di tale importo rappresenta anche una percentuale più bassa che devi sotto forma di tasse statali e federali sui salari. Se la vostra azienda offre benefici ai suoi dipendenti o ad alcune classi di dipendenti, tali benefici sono considerati reddito imponibile. Dovrai calcolare il valore in dollari giornaliero di tali benefici e applicarli a tutti i dipendenti idonei per ottenere un totale finale delle tue retribuzioni maturate, inclusi i relativi benefici. Una volta che questi sono a posto, è possibile calcolare l'importo della tassa sui salari che dovrai pagare. A rigor di termini, ciò non fa parte dell'adeguamento per gli stipendi maturati, ma dovrai adattare i tuoi conti fiscali allo stesso modo poiché fa tutti parte dello stesso compito.
Consentire le spese di elaborazione delle buste paga
Se usi una società esterna per gestire il tuo libro paga per te, c'è un importo finale che devi rendere conto. Questa è l'importo che paghi per l'elaborazione del tuo stipendio, che varierà a seconda del fornitore che utilizzi e del piano di servizio che hai scelto. Di solito, le vostre commissioni saranno su base per dipendente per mese, quindi calcolare l'importo al giorno equivale a calcolare l'importo giornaliero per uno stipendio mensile. Moltiplicare l'importo per dipendente in base al numero di dipendenti, dividere tale cifra per il numero di giorni del mese e quindi moltiplicare l'importo in dollari per giorno per il numero di giorni rimanenti alla fine del mese. Se la tua azienda è piccola, potresti incorporare questo importo direttamente nella cifra totale per gli stipendi maturati. Nelle aziende più grandi, probabilmente hai un conto separato per le spese del libro paga, ma come per le tasse sui salari, ha senso calcolare e tenere conto di tale importo mentre stai già facendo i tuoi stipendi maturati.
Come regolare le voci per i salari accumulati
Ora che hai calcolato tutti gli importi in dollari coinvolti, sei finalmente pronto per tornare ai libri e apportare le modifiche necessarie. Per prima cosa, torna al conto "Salario pagabile" sul lato del credito del tuo bilancio, o qualunque sia l'account che viene chiamato nei tuoi libri. Avrai già una voce lì per il precedente periodo di paga, che è già elaborato e contabilizzato. Ora inserirai una nuova voce, con la descrizione "Modifica voce", e aggiungi gli stipendi che hai calcolato per gli ultimi giorni del periodo. Se mantieni i libri da solo, puoi essere più informativo e etichettarli come "Adeguamento dell'iscrizione per gli stipendi maturati" o qualcosa di simile per aiutarti a ricordare più chiaramente ciò che hai fatto. Passare ora al conto economico e inserire una voce di rettifica esattamente nello stesso modo sul lato del debito del libro mastro. Infine, registra entrambe le voci di regolazione sul tuo diario. Se si utilizza un programma di contabilità computerizzato o un sistema manuale "one-write", gli importi corretti possono trasferirsi sul giornale senza che sia necessario farlo.
Cadute di dimenticare di regolare le voci per i salari accumulati
Se mantieni i tuoi libri o usi un contabile che non è formalmente addestrato, è possibile trascurare questi aggiustamenti in mezzo allo stress e al trambusto dei rapporti di fine anno, trimestrali o mensili. Ciò è particolarmente vero se il tuo anno fiscale coincide con l'anno solare, quindi stai partecipando a questo mentre cerchi di tenere il passo con i tuoi obblighi personali durante le vacanze. È del tutto comprensibile se ti sei perso le regolazioni, ma ciò non significa che non sei responsabile della corretta conservazione dei tuoi libri.
Mantenere libri scivolosi o imprecisi può avere una serie di ripercussioni. Prestatori o potenziali investitori possono essere cauti, e giustamente se trovano imprecisioni nei vostri dati finanziari. Significa anche che non stai lavorando con informazioni accurate, il che rende la pianificazione della gestione più difficile. Se ti trovi in un mercato in cui reclutare dipendenti è già una sfida, la reputazione di pasticciare le buste paga non aiuterà la tua causa. Infine, non riuscendo a calcolare correttamente le tasse sui salari può comportare multe e l'attenzione indesiderata da parte delle autorità fiscali statali o l'IRS. Effettuare le regolazioni richiede un po 'di lavoro da parte tua - o del tuo contabile - ma vale la pena di fare tutto bene.
