I termini "costi di progetto" e "budget di progetto" sono spesso generati in modo approssimativo durante le fasi di pianificazione del progetto. Mentre alcuni credono che i due termini siano intercambiabili, altri sanno che c'è una differenza tra i due. È importante che il project manager comprenda il significato di questi termini e sappia come usarli correttamente per evitare qualsiasi confusione nella gestione del progetto e comunicare con i dirigenti della società sulla sua progressione.
Budget del progetto
Il termine "budget di progetto" si riferisce a un budget che mostra come verranno spesi i soldi dati per il progetto. Abbatte i dettagli finanziari delle spese e degli acquisti necessari per rendere il progetto un successo. Ad esempio, il budget mostrerà le retribuzioni dei dipendenti, gli acquisti di macchinari, le forniture, gli strumenti e l'affitto per le sedi di uffici temporanei. In altre parole, il project manager sarà in grado di tenere conto di ogni singolo centesimo speso per il progetto.
Costi del progetto
Il termine "costo del progetto" si riferisce alla somma totale del progetto in questione che costerà all'azienda. I dirigenti utilizzano questa cifra per apportare modifiche agli altri budget dell'azienda, come budget operativi, budget principale e budget di spesa per fare spazio al progetto in questione. Il costo totale del progetto viene calcolato sommando i costi totali nel budget del progetto, in modo che gli imprenditori sappiano quanto mettere da parte.
Sviluppo e modifiche del progetto
Il piano generale del costo del progetto è interessato se il budget del progetto viene adeguato durante lo sviluppo e l'esecuzione del progetto. Ad esempio, il progetto potrebbe essere influenzato da circostanze impreviste come cattive condizioni meteorologiche o mancanza di forza lavoro sul campo. Il budget può cambiare se la macchina si rompe e deve essere sostituita. Se il budget cambia dopo che è stato approvato, viene modificato anche il piano generale del costo del progetto.
Usando i costi e il budget
I dirigenti aziendali manterranno i costi del progetto originariamente pianificati e i costi finali del progetto per la pianificazione futura. La differenza di costi mostrerà dove la pianificazione ha avuto difetti, il che è vantaggioso per i progetti futuri. È anche utile in termini di gestione del rischio e misure di prevenzione, quindi il budget può essere più accurato per progetti o compiti futuri.
