Quando senti un contabile parlare di debiti e crediti, di solito non parlano di una carta di debito o di una carta di credito della loro banca locale. Debiti e crediti, in senso contabile, significano qualcosa di un po 'diverso. Servono come mezzo per registrare le transazioni contabili e queste voci costituiscono la base di qualcosa noto come contabilità a partita doppia.
La contabilità a partita doppia fu usata per la prima volta nel 1400 e un matematico italiano di nome Luca Pacioli scrisse e pubblicò un libro sull'argomento nel 1494. Il libro fu illustrato dal suo amico Leonardo Da Vinci e descrisse il sistema contabile coprendo argomenti come la contabilità riviste, conto economico, bilancio, contabilità in partita doppia e molti altri concetti che costituivano la base dei sistemi contabili ancora in uso fino ad oggi.
Anche se molti nel campo considerano Pacioli il "padre della contabilità", alcune forme del suo sistema di doppia entrata erano in uso da molti anni prima che il libro di Pacioli venisse pubblicato, sebbene nessuno sappia come o quando il sistema contabile sia diventato per la prima volta.
Cos'è un debito e un credito?
Il sistema di contabilità per le transazioni commerciali, indicato anche come contabilità, funziona sulla base del fatto che ogni nuova transazione che un'azienda fa causa due diversi cambiamenti nello stato finanziario della società. I contabili usano crediti e crediti per registrare le transazioni su due o più conti contabili, utilizzando un insieme specifico di regole di debito e credito.
Al di fuori del mondo della contabilità, la parola credito ha in genere una connotazione positiva, come il lavoro di credito extra, o l'ottenimento di crediti per il duro lavoro. Per i contabili, tuttavia, l'unica cosa che rappresentano debito e credito sono i lati sinistro e destro di un account T, che vengono utilizzati nei seguenti modi.
Quando si crea e si immette una transazione contabile, è possibile utilizzare addebiti e crediti per determinare in che modo i dollari che entrano o escono dalla società influenzano gli account coinvolti. Potresti inserirli in un sistema di contabilità basato su software, inserendo i dati in un giornale contabile, noto come fare una registrazione a giornale. Il sistema di contabilità verrebbe impostato per pubblicare queste voci del diario nel registro contabile principale della società, chiamato libro mastro generale.
Probabilmente vedrai addebiti e crediti abbreviati come dr e cr. Nessuna singola spiegazione sembra esistere per l'origine di queste abbreviazioni, ma alcuni ipotizzano che si tratti di record di debito e record di credito. Altri guardano indietro alla contabilità storica e dicono che rappresentano le parole latine debere ad credere.
Un credito indica una voce di transazione effettuata sul lato destro di un record di account a due colonne, mentre un debito indica una voce di transazione effettuata sul lato sinistro. Questi record di account, chiamati "account T", hanno guadagnato il loro nome perché un contabile disegna forme T su carta e mette i nomi degli account utilizzati in alto, come "contanti" su una T e "forniture per ufficio" sull'altra.
Il lato sinistro di ciascun account T viene sempre utilizzato per le voci di debito e il lato destro di T viene sempre utilizzato per le voci di credito. I conti T sono spesso usati come strumento di formazione di base per aiutare gli studenti a capire come funziona la contabilità a partita doppia. I conti T consentono di scrivere su carta come ciascun lato di una transazione è registrato nei vari conti della contabilità generale. Questo metodo non funziona per la contabilità a partita singola.
Questi account T rappresentano un modo grafico per rappresentare un account nella contabilità generale, che è il principale record di archiviazione per tutte le transazioni contabili di un'azienda. Molti contabili scrivono le voci contabili su carta utilizzando i diagrammi degli account T, come un modo per ricontrollare una transazione e assicurarsi che i debiti e i crediti siano pari a zero e mantenere l'equazione contabile equilibrata.
Una transazione contabile complessa può richiedere voci registrate su un numero di conti diversi, che richiede l'uso di diversi conti T manoscritti per scrivere e controllare la transazione.Ancora una volta, questo rappresenta un modo efficace per verificare che tutti i debiti e i crediti della transazione siano pari a zero e che la transazione non contenga errori prima di immettere le voci nella contabilità generale di un sistema contabile.
Per un normale lavoro di contabilità quotidiana, un contabile può creare voci di diario direttamente nel software di contabilità, piuttosto che utilizzare gli account T.
Cos'è un bilancio di credito?
Un saldo di credito si riferisce al saldo in dollari in un determinato account, ma non è proprio così semplice. Quando una società imposta la sua contabilità generale, crea un piano dei conti. Questo è un elenco di ciascun account che l'azienda utilizza per registrare le transazioni finanziarie e i dati in questi conti sfociano infine nei rendiconti finanziari della società.
Ogni account ha un saldo "normale"; in altre parole, in genere detiene un saldo di debito o di credito. Ad esempio, l'account di vendita in genere tiene un saldo positivo, che sarebbe un saldo di credito. Per aumentare questo account, si farebbe una voce di credito. Se il tuo account di vendita ha un debito o un saldo negativo, questa sarebbe una bandiera rossa importante da investigare. Alcuni account si comportano in modo opposto e un saldo del credito sarebbe negativo, ad esempio una voce di credito sul conto in contanti riduce il saldo del conto in contanti.
Tutti i conti, sia a debito che a credito, aderiscono a un principio chiamato equazione contabile:
Equazione contabile: attività = passività + patrimonio netto
Questa equazione fondamentale è alla base di tutto il sistema di contabilità a partita doppia e, quando una voce ha effetto su un conto delle attività, deve anche influire su una passività o su un conto azionario di proprietà, per mantenere l'equazione in equilibrio. Il sistema di doppia entrata di debito e credito è il meccanismo che aiuta a mantenere l'equazione in equilibrio.
Gli account con un normale saldo del credito vengono aumentati quando è stato effettuato un inserimento di credito. I ricavi che arrivano in azienda, o guadagni, come un guadagno sulla vendita di beni come le attrezzature usate vendute dall'azienda, sono entrate conto economico e vengono registrate come un aumento utilizzando una voce di credito. Sul bilancio, una voce di credito aumenterebbe la passività e conti azionari dei proprietari.
Cos'è un bilanciamento del debito?
Conti con un saldo a debito normale includono le attività in bilancio e conti spese a conto economico. Ciò significa che una voce di debito aumenta il saldo di questi conti. I conti spese comprendono le spese salariali, gli interessi passivi, le spese di forniture e altri costi relativi all'ufficio.
Non è sempre facile mantenere conti e crediti, ma puoi pensare di addebitare un conto spese ogni volta che incorri in una spesa.
Un saldo di debito positivo o negativo?
La risposta rapida è, dipende. Il saldo normale per un conto attività è un saldo a debito e anche un importo positivo. Ad esempio, il conto di cassa in bilancio ha un saldo debitore positivo normale se una società ha denaro in banca.
D'altra parte, quando si considerano i conti spese a conto economico, questi conti hanno anche un saldo debitore normale, ma invece rappresentano un numero negativo o denaro pagato dall'azienda.
Che cosa significa accreditare un importo?
Quando si accredita un importo, si effettua una voce su un conto sotto forma di un credito, al contrario di un debito. Se accrediti un conto di responsabilità, aumenterai il suo saldo. Ad esempio, se accrediti $ 100 a clienti pagabili perché hai esteso il credito a un cliente, hai aumentato il saldo del conto fornitori. Nel conto economico, se si accredita il conto entrate vendite, è stato aumentato anche dal momento che l'account di vendita ha un normale saldo di credito e le voci di credito lo aumentano.
Se si effettua una registrazione di credito in un conto con un saldo debitore normale, che include conti attivi nel bilancio e conti spese a conto economico, ciò significa che si sta riducendo il saldo dell'account. Ad esempio, supponiamo che tu abbia pagato $ 50 in contanti per acquistare forniture. Ridurrai il conto in contanti effettuando una voce di credito poiché il contante è un normale saldo a debito.
Che cosa sono i conti?
I conti contraffatti sono conti di contabilità generale che funzionano al contrario dei normali conti di debito e di credito. Ad esempio, un conto contro-attivo ha un saldo di credito normale, in cui un conto cespiti normale ha un saldo debitore normale. Gli account Contra funzionano per compensare gli account regolari e consentono al saldo originale di risiedere nei record contabili e allo stesso tempo riportano gli importi di compensazione.
Ad esempio, il conto crediti clienti ha un conto contropartita chiamato "fondo svalutazione crediti". Il saldo nel conto crediti clienti rappresenta le fatture clienti che sono state emesse ma non ancora pagate. Il fondo per crediti dubbi rappresenta un importo per il quale la società ritiene che non vedrà mai il pagamento. Questo importo è spesso una piccola percentuale del saldo totale dei crediti.
Supponiamo che il conto clienti debitori abbia un saldo debitore normale di $ 30.000. L'assegno per i crediti dubbi ha un saldo di credito normale di $ 2.000. Questi due account si compensano a vicenda, lasciando con te una rete di $ 28.000 in crediti. L'utilizzo di questi due account consente di riportare ancora gli importi dei crediti originari e di essere in grado di mostrare che viene compensato dai $ 2.000 che probabilmente non si riceveranno probabilmente, fornendo l'importo che si trasformerà in denaro.
Esistono altri conti contra, e hanno sempre un partner. Ad esempio, l'ammortamento accumulato è un conto patrimoniale, ed è legato al conto impianti e attrezzature immobilizzato. L'account di vendita ha un conto entrate contrarie chiamato restituzioni e indennità.
Utilizzo del bilancio di prova
I ragionieri assemblano un rapporto chiamato un bilancio di prova quando si utilizza un sistema di contabilità a partita doppia per verificare che tutte le voci siano state eseguite correttamente. Il bilancio di verifica elenca tutti gli account nella contabilità generale della società e il saldo di ciascun account. Quando si utilizza la contabilità a partita doppia, è necessario inserire una voce di debito per compensare ogni voce di credito e viceversa. Se si riceve denaro per la vendita di beni, si aumenterà il conto vendite con una voce di credito e si aumenterebbe anche il conto in contanti, utilizzando una voce di credito. Tutti i debiti e i crediti devono essere compensati l'uno con l'altro.
Quando si esamina un rapporto sul bilancio di prova, tutte le voci devono essere compensate a vicenda in modo che il rapporto abbia un saldo pari a zero. Se il saldo di prova ha un altro totale, è stata effettuata una voce errata o incompleta che deve essere corretta.
Alcuni errori potrebbero non essere rilevabili osservando un bilancio di prova, ad esempio, se debiti e crediti si compensano tra loro ma sono stati inseriti negli account errati. Se trascuri di inserire una transazione, non ti accorgerai di questo errore osservando un bilancio di prova. Inoltre, se sono stati commessi diversi errori di addebito e credito e questi si sono compensati a vicenda numericamente, non verranno rilevati su un bilancio di prova.
