Le organizzazioni non possono accettare ogni proposta che ricevono e quindi devono scrivere lettere per informare le imprese che stanno rifiutando le loro proposte. Questo è spesso gestito tramite e-mail. L'azienda che rifiuta le proposte crea una lettera e la invia tramite e-mail alle aziende appropriate. Ogni volta che una società scrive una lettera di rifiuto, deve prendere in considerazione diversi punti chiave, tra cui mantenere le lettere diplomatiche, sincere e brevi.
Usa una riga dell'oggetto. Quando scrivi un'e-mail, c'è un'opzione di compilare un oggetto nella riga dell'oggetto. Quando scrivi una lettera di rifiuto della proposta, usa la riga dell'oggetto per informare la persona su che cosa l'email è in relazione. Non deve contenere le parole "Rifiuto della proposta", ma può indicare qualcosa come "In risposta alla tua proposta".
Mantieni la formattazione semplice. Non utilizzare tipi di carattere di fantasia o qualsiasi tipo di formattazione speciale. Usa la formattazione standard della maggior parte delle email e mantieni le parole a filo con il margine sinistro.
Indirizzo l'e-mail Inizia l'email indirizzandola alla persona di contatto che ha scritto la proposta originale. Se non c'è una persona di contatto specifica elencata nella proposta, indirizzarla al reparto risorse umane dell'azienda.
Indica lo scopo dell'e-mail. Sii chiaro, diretto e diplomatico quando inizi la lettera. Informa il lettore che stai scrivendo questa lettera per informarlo purtroppo che la tua azienda sta rifiutando la proposta che è stata presentata da lui o dalla sua azienda. Assicurati di includere il nome della tua società e lo scopo della proposta originale.
Includi un motivo. Una lettera di rifiuto dovrebbe essere sincera e sentita. Per questo motivo, la maggior parte delle aziende include un motivo che spiega perché rifiutano la proposta. Le ragioni variano a seconda del rifiuto della proposta, ma sono comunemente legate ai costi.
Offri desideri positivi al lettore.Informa il lettore che desideri augurare a lui e alla sua attività il futuro e invitarlo a proporre proposte per progetti futuri della tua azienda.
Firmare la lettera Alla fine dell'e-mail, firma la lettera "Cordiali saluti" seguita dal tuo nome e titolo.
Suggerimenti
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Assicurati sempre di rileggere le lettere commerciali prima di inviarle. Non dire cose negative sulla compagnia, cerca invece di mantenere la lettera positiva.
