La mappatura dei processi aziendali offre ai dirigenti aziendali l'opportunità di chiarire in che modo vengono effettivamente eseguiti i processi. Rivela problemi come i colli di bottiglia e la variazione nel modo in cui il processo viene eseguito da diversi gruppi o individui. I dirigenti possono anche scoprire se il modo in cui il processo viene effettivamente svolto differisce dal modo in cui dovrebbe essere fatto. La creazione di una mappa dei processi, detta anche diagramma di flusso, è un componente importante della gestione e del miglioramento dei processi Six Sigma, ma può essere utile anche senza il quadro completo di Six Sigma.
Raccogli informazioni da persone che effettivamente eseguono il processo su come è fatto. Assicurati di scoprire se i passaggi variano in circostanze diverse o per persone diverse. Concentrati su come viene attualmente svolto il processo, non su come dovrebbe essere fatto.
Decidi quale tipo di mappa del processo creare. Un diagramma di flusso di attività di base mostra il flusso di passaggi nel processo inclusi i punti decisionali, mentre un diagramma di flusso di distribuzione illustra chiaramente anche il coinvolgimento di diversi gruppi o persone. Per quest'ultimo, crea colonne per ogni individuo o gruppo e disegna ciascun passo nella colonna appropriata per indicare chi sta eseguendo il passo.
Avvia la tua mappa dei processi di business disegnando un rettangolo ovale o arrotondato, il simbolo standard per il punto di partenza. Per un diagramma di flusso dell'attività, traccia il punto di partenza nella parte superiore sinistra della pagina del tuo foglio o della pagina del software. Per un grafico di implementazione, disegnalo nella parte superiore della colonna appropriata.
Contrassegna il punto di partenza con una frase che indica che è il punto di partenza, come "La chiamata arriva" o anche solo "Inizia". Ciascuno dei tuoi passi sarà etichettato in questo modo e dovrebbe includere un verbo per rappresentare un'azione intrapresa.
Crea ciascuna delle fasi del processo disegnando un rettangolo e etichettandolo. Ogni fase dovrebbe avere una propria rappresentazione. Non combinare passaggi in una forma usando la parola "e" per connettere più di un verbo o azione.
Collegare i passaggi con le frecce che mostrano la direzione del flusso del processo. Va bene se la tua mappa si sovrappone a più righe per adattarsi alla pagina; le frecce rendono il flusso evidente indipendentemente dalla disposizione fisica dei passaggi.
Usa una forma a rombo per rappresentare un punto di decisione ogni volta che il passo successivo dipende da una circostanza specifica. Ad esempio, una mappa di processo per un carrello della spesa online avrebbe un punto di decisione che rappresenta la scelta del cliente di pagare con carta di credito o tramite PayPal.
Indica i passaggi che seguono un punto decisionale creando i simboli rettangolari e etichettandoli e aggiungendo le frecce per mostrare il flusso del processo. Etichettare ciascuna delle frecce che portano dal punto di decisione, per chiarire la condizione che porta a seguire quel percorso. Nel nostro esempio corrente, utilizza l'etichetta "PayPal" per una freccia e "carta di credito" per l'altra.
Aggiungi un'ultima forma ovale o arrotondata del rettangolo con l'etichetta "Fine" come ultimo passaggio per indicare la fine del processo.
Controlla la mappa del processo per assicurarti che venga letto correttamente. Avere anche alcune persone che eseguono il processo di revisione, per assicurarsi che rappresenti accuratamente ciò che fanno.
Suggerimenti
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Programmi come Microsoft Visio hanno funzionalità speciali per la creazione di mappe di processi, ma è possibile utilizzare anche altri programmi di grafica o PowerPoint. Quando raccogli informazioni per la prima volta sul processo, scrivi ogni passaggio su una piccola nota adesiva e disponili per mostrare il flusso del processo. Questo metodo può essere più facile che provare a creare la mappa del processo tutto in una volta dall'inizio. Se il tuo processo comporta un numero elevato di hand-off tra gruppi o individui, potresti voler utilizzare un diagramma di flusso di implementazione per illustrare esplicitamente il coinvolgimento di varie parti.
