La contabilità generale è la raccolta di un contabile (contabile) e il riepilogo dei conti di una società. Il diario generale è una registrazione cronologica delle transazioni finanziarie giornaliere e il libro mastro è suddiviso per conti. Il libro mastro generale assume spesso la forma di un semplice account T a due colonne. I record formali possono utilizzare più colonne per visualizzare il saldo del conto dopo ogni addebito e accredito. Fa parte di un modo per tenere traccia della salute finanziaria della tua attività.
Impostare
Spetta al ragioniere o al contabile come impostare e denominare gli account per il libro mastro, ma un modo semplice e tipico di farlo su tutta la linea consiste nell'utilizzare il metodo T da cui verranno tratte le informazioni che sono state inserite in il giornale. Nel caso del libro mastro formale, un "saldo attivo" delle transazioni giornaliere viene quindi mostrato alla fine di ogni giorno in una colonna separata.
Account di denominazione e numerazione
Gli account di denominazione sono fatti per comunicare chiaramente che tipo di account è. In genere, il denaro è chiamato denaro, il capitale è capitale, le spese sono spese - chiaramente etichettate per tipo di spesa (affitto, telefono), entrate e crediti esigibili (soldi dovuti o reddito) e debiti (debiti dovuti), e così via. Questi sono alcuni tipi diversi di account che si trovano in un libro mastro, a seconda del tipo di attività. La maggior parte dei "codici" contabili per i contanti sono i 100 conti; che sono seguiti dai 200, i 300, i 400 conti e così via. I saldi di apertura non sono sempre pari a zero e dipendono dal fatto che apri la tua attività con attività e passività tangibili che aggiungono o sottraggono valore alla tua attività.
Libri elettronici
I registri elettronici dispongono di moduli contabili che forniscono strumenti avanzati progettati per gestire la registrazione e la registrazione continua di transazioni finanziarie dettagliate. Alcuni hanno strumenti come il monitoraggio integrato del progetto. Questi sistemi elettronici possono generare diversi tipi di rapporti come un elenco di voci, dichiarazioni di reddito, fogli di bilancio, analisi del rapporto e altro. La bellezza di questi è che fanno tutti i calcoli per te, eliminando la necessità di aggiungere macchine e calcolatori, tranne nelle circostanze più severe. I registri elettronici consentono inoltre di eseguire audit trail dettagliati, nonché di creare budget complicati o semplici e di eseguire dichiarazioni di profitti e perdite (P & L). Contabilità elettronica facilita il tracciamento di discrepanze come registrazioni duplicate o pagamenti e crediti mancanti che possono essere visualizzati sul conto bancario mensile.
Cucinando i libri
Quando un'azienda aumenta i dati finanziari per generare utili inesistenti, si chiama "cucinare i libri". I registri sono presumibilmente usati per impedire che questo tipo di frode si verifichi perché la cucina del libro comporta l'accelerazione dei ricavi e il ritardo delle spese, nonché l'implementazione delle transazioni sintetiche ottenere finanziamenti più legittimi e migliorare la situazione finanziaria a Wall Street. Sebbene il Sarbanes-Oxley Act (vedi Risorse) non si applichi a un'azienda piccola o di proprietà familiare, è stato creato, alla luce degli scandali Enron e Worldcom, per governare "finanziamenti creativi" e per controllare gli incidenti che possono portare a frodi, così come l'onesto errore.
Principi contabili generalmente accettati
I principi contabili generalmente accettati (GAAP) consentono agli investitori un livello minimo di coerenza nell'analisi dei rendiconti finanziari ai fini dell'investimento. Questi principi riguardano aspetti come il riconoscimento dei ricavi, la classificazione degli articoli di bilancio e le misurazioni delle azioni in circolazione. È un insieme di norme generali, tuttavia, che può essere distorto. Gli standard di contabilità distorti possono provocare quello che viene chiamato "rumore di contabilità", il rumore che consente ad alcune aziende di dipingere un'immagine più rosea del loro risultato finanziario che ciò che esiste realmente. In tutti i casi, gli investitori devono essere prudenti quando esaminano non solo i registri, ma anche le riviste, le ricevute, la fatturazione e gli estratti conto bancari, i costi di deprezzamento di macchine e attrezzature e qualsiasi altro dato finanziario disponibile per determinare la "vera" stabilità o il potenziale di un affari prima di investire.
