Le lettere commerciali sono spesso concluse con l'inclusione di iniziali di riferimento. Queste iniziali sono progettate per servire come riferimento per quanto riguarda lo scrittore della lettera, il firmatario e il dattilografo. Molte aziende richiedono l'uso di iniziali di riferimento su tutte le lettere commerciali; altri no.
Posizionamento
L'ultima sezione di una lettera commerciale è dedicata alle iniziali di riferimento. Queste iniziali sono sempre poste nella parte inferiore di una lettera, due linee sotto il blocco della firma e allineate con il margine sinistro. Potrebbero esserci uno o più insiemi di iniziali di riferimento.
Dettagli
Queste abbreviazioni sono utilizzate a scopo di riferimento, quindi la comprensione dell'ordine delle iniziali è importante per il lettore della lettera; ci possono essere uno, due o tre serie di iniziali. Il sigillo delle iniziali delle lettere viene collocato per primo, in lettere maiuscole, seguito da una barra (/) o da due punti (:). Dopo di ciò, le iniziali dello scrittore sono scritte, sempre in lettere maiuscole, seguite da una barra o due punti. Le iniziali delle dattilografie sono sempre posizionate per ultime e dovrebbero essere minuscole.
Scopo
Le iniziali di riferimento sono usate come modo per registrare chi ha scritto un documento firmato e digitato. Queste iniziali offrono alle aziende la possibilità di indagare su questioni relative alle lettere inviate da una società. Se si verifica un malinteso all'interno di una lettera, il lettore può scoprire che la persona che scrive la lettera era diversa dalla persona che l'ha firmata; lo scrittore potrebbe aver perso elementi importanti il firmatario della lettera desiderata nel documento.
Elementi di lettere commerciali
Quando un'azienda scrive una lettera commerciale, include alcuni elementi standard. La maggior parte delle aziende scrive lettere commerciali sulla carta intestata. Il dattilografo scrive la data, l'indirizzo del destinatario e il saluto. Dopo questo, il dattilografo scrive il corpo della lettera, la chiusura e include un blocco di firma; le iniziali di riferimento sono considerate parte del blocco delle firme. Altri elementi spesso inclusi nelle lettere commerciali sono una linea di riferimento, che indica lo scopo della lettera o di cosa si tratta, o una linea di attenzione, che garantisce che il documento raggiunga la persona giusta.
