Aziende di tutte le forme e dimensioni hanno incontri, che si tratti di una società globale che lancia un giro di vendite da un miliardo di dollari in Europa o una piccola impresa familiare che decide di aggiornare le proprie scorte. L'assunzione di un minuto è di solito una componente essenziale delle riunioni aziendali, offrendo alle aziende una registrazione accurata di eventi importanti come voti degli azionisti, controversie dei lavoratori e discussioni sulle strategie future.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Blocco note e penna
-
Dittafono o dispositivo di registrazione
Esaminare l'ordine del giorno dalla riunione precedente. Potrebbero esserci stati dei punti sollevati che necessitano di un seguito nell'attuale riunione. Conoscere questi temi prima dell'incontro ti permetterà di prendere più rapidamente le informazioni e prendere appunti più brevi.
Incolla l'incontro con un dispositivo di registrazione se pensi di poter lottare per tenere il passo con le discussioni. Toccare la riunione significa che puoi trascrivere i punti rilevanti in seguito con meno vincoli di tempo.
Siediti vicino alla persona che presiede all'incontro. Ciò ti consentirà di chiedere chiarimenti su qualsiasi punto sollevato che trovi ambiguo o non sostanziale.
Scrivi l'ora e la data in testa al tuo quaderno. Prendi nota della persona che presiede l'incontro, dell'organizzatore del minuto (te stesso) e della sede.
Elencare tutti i partecipanti diversi dal presidente e da soli. Passa un foglio di carta e chiedi a ogni partecipante di compilare il proprio nome. Questa informazione può quindi essere trascritta per i minuti completi successivi.
Tieni traccia dell'agenda della riunione. Le riunioni hanno solitamente punti numerati per la discussione. Le conversazioni possono spesso andare in tangente, quindi gli elementi vengono persi o vengono discussi fuori sequenza. Attenersi ai numeri all'ordine del giorno e annotarli mentre vengono discussi, anche se fuori sequenza.
Documenta qualsiasi mozione formulata in merito alle decisioni sulle regole o sulla direzione futura dell'azienda. Elencare le persone che propongono mozioni e, in caso di votazione, registrare chi e quanti hanno votato a favore della mozione. Documenta anche come è stata eseguita la mozione, sia per conferma verbale, per alzata di mano o per scrutinio segreto.
Scrivi i minuti il più presto possibile dopo la riunione. È probabile che le informazioni siano fresche nella tua mente, quindi puoi richiamare più dettagli che se lo avessi lasciato per un secondo momento.
Scrivi il tuo nome alla fine del documento in modo che i colleghi possano contattarti con domande sul contenuto.
