I minuti sono una registrazione dettagliata di una riunione. I minuti registrano argomenti di conversazione, azioni necessarie e decisioni prese. I verbali assicurano che ci sia un resoconto ufficiale dell'incontro, che documenta anche chi era in riunione e chi era assente. Normalmente, una persona è eletta per mantenere i verbali, di solito un segretario o tesoriere. Se ti è stata data l'opportunità di tenere i minuti per un incontro, ci sono alcune cose da tenere a mente per assicurarti di registrarli professionalmente.
Articoli di cui avrai bisogno
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Penna o matita
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Taccuino
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Registratore
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Computer
Annota l'ora, la data e il luogo in cui si è svolta la riunione nella parte superiore della pagina di un blocco note.
Utilizzare un dispositivo di registrazione che è possibile riprodurre in seguito per assistere l'utente nella scrittura di minuti completi.
Elencare i nomi dei partecipanti. Annota anche i nomi delle persone che dovrebbero essere presenti alla riunione ma che sono assenti. Potrebbe essere richiesto di annotare la cui assenza è giustificata. In tal caso, puoi notare "excused" tra parentesi accanto al nome della persona.
Seguire insieme all'agenda della riunione. I partecipanti principali di solito ricevono l'ordine del giorno prima della riunione e ti aiuteranno a registrare ogni argomento discusso in ordine.
Nota i punti principali fatti per ogni argomento all'ordine del giorno. I verbali dovrebbero prendere nota delle decisioni prese o del seguito necessario per ciascun elemento dell'ordine del giorno.
Aggiungi la parola "Azione" sotto qualsiasi elemento dell'ordine del giorno che ha un'azione richiesta da un membro del consiglio o da un partecipante. Quando si scrivono le note, rendere la parola "azione" grassetto e in corsivo, e metterla una linea a parte; questo lo rende facile da trovare e aiuta a tenere traccia di chi dovrebbe fare cosa.
Scrivi o digita una qualsiasi "altra attività" per etichettare gli argomenti discussi oltre a quelli elencati all'ordine del giorno e indicare chi è stato responsabile di portare questi elementi alla riunione.
Indicare nel verbale l'ora, la data e il luogo concordati della prossima riunione.
Iscriviti ai tuoi minuti. L'ultima riga dei minuti digitati dovrebbe includere il tuo nome e il titolo, preceduti da una frase come "Minuti registrati da".
Suggerimenti
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Assicurati che il tuo dispositivo di registrazione sia collegato, completamente carico o abbia batterie extra.
