Controllare i firmatari, o controllare i firmatari, sono individui autorizzati a firmare assegni per aziende, società e società. Hanno la responsabilità di garantire che gli assegni presentati per la firma siano legittimi e preparati secondo le procedure contabili delle loro organizzazioni. A seconda della struttura delle loro organizzazioni, i firmatari dei controlli possono essere titolari di aziende, supervisori contabili o funzionari aziendali. Sebbene le grandi aziende possano preparare i controlli con le firme stampate, i controlli per importi superiori a un importo specificato potrebbero richiedere una firma "in diretta" o più firme.
Assegni di firma: mettere il tuo nome sulla linea
I firmatari dei controlli hanno la responsabilità di verificare che ogni assegno che firmano sia adeguatamente preparato e rappresenti una spesa aziendale legittima. I firmatari possono essere ritenuti responsabili o soggetti a indagini penali per aver firmato assegni fraudolenti o illegali. Quando firmi un assegno di lavoro, considera ogni assegno che firmi come se fosse il tuo. Fai domande se hai dubbi su qualsiasi controllo ti viene chiesto di firmare. Seguire le procedure della propria organizzazione per segnalare casi di sospetta frode.
Assegni aziendali 101
Le organizzazioni aziendali possono utilizzare un account operativo o utilizzare più account per diversi tipi di spese. Controllare i firmatari di un'azienda che utilizza più account è responsabile per sapere quali account vengono utilizzati per il pagamento di spese specifiche. Gli esempi di conti comprendono un conto generale per spese generali di gestione, conti delle buste paga, conti di deposito a garanzia per la detenzione di fondi dei clienti e conti utilizzati per marketing e pubblicità. Sebbene possa essere necessario un supervisore contabile per verificare che vengano utilizzati gli account appropriati, la firma dei controlli aziendali rappresenta l'approvazione di ciascun assegno firmato.
Verifica Verifica Beneficiari e Importi
Non firmare assegni in bianco; se vengono persi o rubati, potresti essere ritenuto responsabile. Rivedi ogni assegno che stai firmando per verificare il beneficiario e l'importo pagato. Se non si ha familiarità con un beneficiario, richiedere la documentazione per eseguire il backup del pagamento. I pagamenti ai fornitori devono essere accompagnati da fatture originali. Abbina la quantità scritta con l'importo numerico mostrato su ciascun assegno. Verificare che l'importo di ciascun controllo rientri nella propria autorità di firma.
Prevenzione di frodi e problemi di contabilità
Controllare i firmatari devono conoscere e seguire le procedure di contabilità aziendale. Sono responsabili per il controllo degli assegni emessi in modo improprio. Fai domande se non sei soddisfatto di qualsiasi aspetto di un assegno presentato per la firma. Non rischiare di firmare un assegno che può essere successivamente messo in discussione o trovato essere emesso in modo fraudolento. Consultare i colleghi e / o i superiori, se del caso, quando i controlli sospetti sono presentati per la firma. Mantenere un registro degli assegni firmato e annotando eventuali problemi con i controlli presentati per la firma e le azioni successive adottate può aiutarti a liberarti dal coinvolgimento in presunte attività criminali.
