Poche situazioni sono più scomode di dover dire a un impiegato o un cliente, "No". Gli uomini d'affari spesso sentono che il rifiuto di soddisfare le richieste crea cattivi sentimenti nei loro confronti e nel business, cosa che potrebbe influire sulle vendite future. Ancora peggio, quando un cliente o un dipendente fa appello a una decisione potresti trovarti a dover dire no non una volta, ma due volte. A questo punto lo scrittore è preoccupato del tono corretto da usare e di quante informazioni rivelare, per timore che la corrispondenza causi ulteriori indagini o anche azioni legali.
Ottieni un pezzo di carta intestata dell'azienda da utilizzare per la tua risposta. Una risposta a un appello rappresenta l'ultima parola sull'argomento e l'uso di carta intestata ufficiale contribuisce a trasmettere l'impressione di autorità.
Digita la data, salta uno spazio e digita il nome e l'indirizzo completo del destinatario.
Salta un altro spazio, digita "Dear Mr./Ms.(insert name)" seguito da due punti. Se ritieni che sia necessaria una fermezza speciale, ometti "caro" e digita semplicemente il nome del destinatario. Salta un altro spazio.
Nel primo paragrafo, comunica immediatamente al destinatario se il suo ricorso è stato accolto, e spiega brevemente perché ha ricevuto la sua richiesta.
Se non concedi l'appello, ringrazia il destinatario per il suo interesse nei confronti della tua attività o per il suo duro lavoro, e alla fine del paragrafo le dai la brutta notizia. Posizionare le cattive notizie alla fine del paragrafo ti dà l'opportunità di ammorbidire prima il colpo, che aiuta a mantenere la buona volontà del destinatario. Spiegare la logica per negare brevemente la richiesta; evitare di fornire così tanti dettagli che il destinatario può esaminare la politica e indovinare.
Fornire ulteriori informazioni di follow-up nel secondo paragrafo. Se hai rifiutato l'appello, fagli sapere che la tua decisione è definitiva e che la questione è chiusa.
Digita "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" e salta tre spazi di linea. Stampa la lettera e firma sopra il tuo nome con inchiostro blu o nero. Conserva una copia della lettera per i tuoi dati.
Invia la lettera per posta certificata al fine di conservare una registrazione della tua risposta e la prova che il destinatario ha ricevuto la lettera. Questo record può essere importante se la questione va in tribunale.
