Una lettera di affari personale viene scritta da un individuo a una società o organizzazione. Tale lettera può essere scritta per una serie di motivi: per risolvere un problema come un errore su una fattura; richiedere un reso o uno scambio di un prodotto; lodare il buon lavoro di un impiegato; o per chiedere una donazione di tempo, denaro, prodotti o servizi per un beneficio. Qualunque sia la ragione, una lettera di lavoro personale è scritta su un pezzo di carta bianco, non su carta intestata. Considera quanto segue la prossima volta che devi scriverne uno.
Impostazione della pagina
Utilizza i margini da 1 pollice nella parte superiore, inferiore e laterale della pagina. Se la tua lettera commerciale personale è breve, aumentare il margine superiore a 2 pollici e i lati a 1½ pollici. Utilizzare un carattere di facile lettura come Times New Roman, Arial o Cambria con dimensione carattere di 11 o 12 punti. Single-space le tue linee.
Stile lettera
Se si utilizza lo stile lettera blocco, tutte le righe iniziano sul margine sinistro. Per lo stile di blocco modificato, inizia la data e le linee di chiusura al centro della pagina invece del margine sinistro.
Il tuo indirizzo e la data
Il tuo indirizzo (chiamato anche indirizzo del mittente) inizia nella prima riga della pagina e tutti i termini tipicamente abbreviati come street, apartment o boulevard devono essere enunciati (per formalità). Non dimenticare la virgola tra il nome della tua città e l'abbreviazione di due lettere del tuo stato. Non lasciare spazi vuoti tra l'ultima riga dell'indirizzo e la data, ovvero il giorno in cui la lettera è stata completata o inviata. Digitare il mese, il giorno e l'anno sulla prima riga, precisando il mese. Ad esempio, digitare "27 settembre 2008" anziché "27 settembre 2008" o "27/09/08". Non dimenticare la virgola tra la data e l'anno. Se stai usando lo stile di blocco modificato, inizia a digitare il tuo indirizzo al centro della pagina invece del margine sinistro.
Nome del destinatario, nome dell'azienda e indirizzi
Quattro righe (o 1 pollice) sotto la data, digitare il nome del destinatario che inizia con "Mr." o "Signora" Usa sia il nome che il cognome, seguito da una virgola e dal titolo del destinatario (ad es. Manager, Supervisore, Coordinatore). Nella riga successiva digitare il nome della società, seguito dall'indirizzo della società (chiamato anche indirizzo interno) senza alcuna abbreviazione tranne quella dello stato.
Saluto
Una riga vuota in seguito, digitare il saluto utilizzando lo stesso nome utilizzato nell'indirizzo interno, iniziando con "Gentile". Il saluto in una lettera di lavoro personale dovrebbe terminare con due punti. Ad esempio, "Gentile signora Lucinda Jones:"
Corpo
In una lettera commerciale personale, il corpo inizia su una riga vuota dopo il saluto. Spazio singolo e giustificazione a sinistra di ogni paragrafo nel corpo, lasciando una riga vuota tra i paragrafi. La concisione è la chiave: iniziare con un'apertura amichevole seguita dallo scopo della lettera. Il secondo paragrafo dovrebbe giustificare lo scopo; fornire dettagli come numeri di conto, numeri di fattura, date di spedizioni o servizi e nomi di prodotti o dipendenti per aiutare il lettore e la causa. Fornisci solo informazioni pertinenti e informazioni di supporto, tenendo presente che il tuo lettore è occupato. L'ultimo paragrafo dovrebbe ribadire lo scopo (dal primo paragrafo) e se necessario richiedere un qualche tipo di azione.
Chiusura e registrazione
La chiusura della tua lettera d'affari personale dovrebbe essere giustificata a meno che tu non stia usando lo stile di blocco modificato, che richiede l'inizio della chiusura al centro della pagina. Se la chiusura è più di una parola (ad esempio, "Grazie" o "Cordiali saluti"), utilizza solo la prima lettera della prima parola e usa una virgola dopo l'ultima parola, non i due punti come suggerito dopo il saluto. Tre righe vuote dopo, inserisci il tuo nome completo. Se lo desideri, puoi stampare la tua lettera e fisicamente firmare il tuo nome tra la chiusura e il tuo nome digitato. Le lettere di affari personali sono comunicazioni registrate tra te e un'azienda. Pertanto, è una buona idea conservare una copia delle lettere commerciali personali che scrivi. Se sei preoccupato per il loro arrivo via mail, li certifichi presso l'ufficio postale prima di inviarli in modo che tu sappia quando la società riceve le tue lettere.
