Se hai intenzione di avviare un call center, puoi tranquillamente mettere da parte la vecchia raccomandazione che la posizione è tutto. Perché i tuoi unici contatti con i clienti - o la maggior parte di loro comunque - non ti visiteranno mai di persona, uno spazio adeguato è più importante del luogo. Anche i requisiti di infrastruttura e archiviazione dei dati sono considerazioni fondamentali. Inoltre, poiché l'ambiente di lavoro può diventare piuttosto rumoroso, il layout fisico dovrebbe non solo essere confortevole per i dipendenti, ma dovrebbe anche ridurre il rumore.
Requisiti di metratura quadrata
Response Design Corp. - specializzata nella progettazione di call center - discute i requisiti di spazio in termini di "piedi quadrati per posto", raccomandando di consentire da 125 a 150 piedi quadrati per posto. "Questo numero di metratura quadra si applica a tutte le esigenze delle aree comuni, non solo alle note cubiche" Risposta del progetto ". Come per lo spazio del cubicolo, cita un call center in cui ogni rappresentante del servizio clienti è stato fornito un cubicolo di 33 piedi quadrati. Combinando questi obiettivi, se pensate di iniziare con 10 telefoni, avrete bisogno di circa 330 piedi quadrati di spazio per i cubicoli e di altri 920 - 1.170 metri quadrati per una sala riunioni, servizi igienici e archiviazione dei dati.
Determina i requisiti di infrastruttura
Collaborare con un consulente di telecomunicazioni aziendali per determinare le esigenze di infrastruttura. Il cablaggio interno, il sistema telefonico e i requisiti di larghezza di banda sono tra le considerazioni più importanti. Ad esempio, decidere se le linee telefoniche tradizionali a commutazione di circuito o Voice over Internet Protocol sono la scelta migliore. Se scegli il VoIP, controlla se un sito potenziale è già impostato per il servizio di rete in fibra ottica e se puoi costruire i costi per eventuali modifiche richieste nel pagamento del leasing o se devi pagare questi costi in anticipo. La larghezza di banda si riferisce alla velocità di trasmissione dei dati, che a sua volta determina sia la velocità che l'efficienza delle connessioni Internet.
Ottimizza l'ambiente di archiviazione dei dati
Per garantire tempi di attività e affidabilità del sistema, installare l'apparecchiatura dati in una stanza chiusa dotata di un sistema di condizionamento dell'aria separato e di un dispositivo di monitoraggio dell'umidità. Avtech Software, Inc., un'azienda specializzata nella temperatura e nei controlli ambientali del data center, raccomanda una temperatura ambiente compresa tra 68 gradi e 75 gradi Fahrenheit e un livello di umidità relativa compreso tra il 45% e il 55%.
Acquista software e attrezzature
Nel suo libro "Comdex Call Center Training Kit", l'autore e imprenditore Vikas Gupta raccomanda che tutti i nuovi call center inizino con cinque tecnologie di base. Questi includono una connessione Internet, un distributore automatico di chiamate, un sistema interattivo di risposta vocale, integrazione di telefonia del computer e strumenti di contatto con il cliente. Se ti concentri sulle chiamate in uscita, avrai anche bisogno del software di composizione predittiva. Ogni agente avrà anche bisogno di un computer e una cuffia. I prezzi per software e attrezzature variano in modo considerevole, quindi fai comparazioni e ottieni almeno tre preventivi prima di prendere una decisione d'acquisto.
Riduci al minimo il rumore
I telefoni squillanti, le conversazioni in corso e le apparecchiature operative contribuiscono a creare un ambiente di lavoro rumoroso. Ciò rende la pianificazione del pavimento, il layout e il design della workstation per ridurre il rumore vitale. Le opzioni per realizzare ciò includono la spaziatura delle workstation anziché il raggruppamento di agenti, l'aggiunta di pannelli di barriera acustica tra le workstation, la creazione di uno o due uffici privati da utilizzare per le riunioni e le chiamate che richiedono la privacy e le stampanti e le fotocopiatrici esterne alle workstation. Le piante e gli arredi morbidi e insonorizzanti come tende, tappeti, cuscini e sedie imbottite possono ridurre ulteriormente il rumore.
