Una lettera o un documento di noleggio è un documento formale firmato che definisce un progetto o un'organizzazione per iscritto. La carta è progettata per specificare il progetto, compresi obiettivi e missioni. Con obiettivi chiaramente definiti, un progetto avrà maggiori probabilità di successo. La vostra organizzazione o azienda dovrebbe creare e approvare la lettera di noleggio prima di intraprendere un progetto su vasta scala per garantire un accordo su tutti gli aspetti del piano. I passaggi per scrivere una lettera di noleggio possono variare a seconda del tuo progetto particolare, ma ci sono alcuni passaggi generali.
Includi il nome del progetto o dell'organizzazione nella parte superiore della tua carta. Aggiungi il nome del manager e qualsiasi altro membro importante dell'organizzazione.
Definisci gli obiettivi e le missioni della tua organizzazione nel paragrafo iniziale del tuo charter. Assicurati che tutti i membri dell'organizzazione concordino sugli obiettivi e che siano realizzabili.
Determina quali saranno i requisiti per diventare un membro della tua organizzazione. Ad esempio, se stai creando una lettera di noleggio per un club di calcio giovanile, devi includere i requisiti di età e residenza nel tuo charter.
Organizza come verrà eseguita l'associazione. Se esiste una gerarchia specifica, includi questi dettagli nella carta. Ad esempio, se la tua organizzazione ha direttori, dirigenti e team leader, vorresti specificare a chi è indirizzata ciascuna posizione.
Includere le responsabilità di ciascun membro della propria organizzazione o del team di progetto. Più dettagli aggiungi nella tua lettera di noleggio, meno confusione ci sarà in seguito.
Aggiungi una sezione specifica nella lettera di noleggio che specifica come aggiungere gli emendamenti. Inevitabilmente, penserai a qualcos'altro da includere nel tuo charter in un secondo momento. Sviluppa un piano con la tua organizzazione per modi di aggiungere modifiche.
Rivedi la lettera di noleggio con i membri della tua organizzazione. Cerca di includere quante più informazioni possibili. Questo è il documento governativo e dovrebbe essere dettagliato.
Firma e data il documento. Altri membri del consiglio che hanno contribuito a creare la lettera di noleggio dovrebbero firmare anche la carta. Fornisci copie ai membri della tua organizzazione e copia i file nei registri del tuo club.
