In qualità di datore di lavoro, sei responsabile dell'invio di dichiarazioni fiscali W-2 a ciascun dipendente entro il 31 gennaio. Conservare le tue copie W-2 in archivio per diversi anni protegge da rivendicazioni che non hai inviato in tempo e serve come difesa a un controllo.
Requisiti per la conservazione dei registri
L'Internal Revenue Service può controllare la dichiarazione dei redditi di una piccola impresa per un massimo di tre anni dopo il deposito, secondo il sito web legale Nolo. L'IRS incoraggia gli imprenditori a conservare tutti i documenti fiscali, inclusi gli W-2, per almeno quattro anni dopo il deposito. Nolo offre una proposta ancora più prudente di tenere registri per almeno sei anni dopo il deposito.
Ragioni da tenere
Oltre a utilizzare le istruzioni W-2 come documentazione in un controllo, è necessario trattenerle nel caso in cui i dipendenti dichiarino di non aver ricevuto una copia. I dipendenti sono tenuti a contattarti se non ricevono un W-2 entro due settimane dalla scadenza del 31 gennaio. A quel punto, potrebbe essere necessario inviare un'altra copia. È inoltre necessario conservare copie dei propri documenti fiscali aziendali, inclusi i rendimenti per i quali è stato segnalato il reddito dei dipendenti, per almeno sei anni.
