Come azienda, è necessario conservare determinati tipi di documenti cartacei, come registrazioni di lavoro e fatture, sia per motivi di lavoro che legali. In alcuni casi, un commerciante deve anche conservare copie delle ricevute della carta di credito a disposizione per un periodo di tempo. Scopri quando è sicuro lanciare queste ricevute nel corso degli affari.
Ricevute della carta di credito
Dopo che un cliente acquista un prodotto o un servizio dalla tua azienda utilizzando la sua carta di credito, di solito devi fornirgli una ricevuta stampata per i suoi documenti, in particolare nel caso di una transazione faccia a faccia. La ricevuta contiene l'importo della transazione, il codice di approvazione, il nome del titolare della carta di credito e un luogo per la firma del cliente. Conserva anche una copia della ricevuta firmata per i tuoi record.
Perché tenerli?
Se si verifica un caso in cui il cliente contesta l'addebito sulla carta di credito della tua azienda, sei responsabile, come il commerciante, della prova che è valida. Uno dei primi articoli richiesti dalla banca del cliente è una copia della ricevuta della carta di credito relativa alla transazione. Il fornitore di servizi commerciali deve inoltre vedere la ricevuta firmata per indagare sulla controversia a suo nome. Se la controversia del cliente viene approvata perché non è possibile fornire una copia della ricevuta di vendita firmata, dovrai pagare costose tariffe di addebito e perdere anche l'importo della vendita, nonché il prodotto o il servizio che hai venduto.
Quando lanciare
A causa della possibilità di contestazioni da parte dei clienti, non è saggio gettare una ricevuta di vendita della carta di credito solo perché la transazione ha cancellato il tuo account commerciante, anche se hai già ricevuto i fondi dalla vendita. Le banche di solito danno ai clienti circa 60 giorni per contestare un addebito secondo la legge sulla fatturazione del credito equo. È una scommessa sicura conservare la ricevuta della carta di credito per almeno tre mesi. Se hai bisogno delle ricevute di vendita specificatamente per i motivi di dichiarazione dei redditi aziendali, tienili a portata di mano per almeno sei anni.
Memorizzare le ricevute
Se è necessario conservare queste ricevute di vendita, memorizzarle in un luogo sicuro e bloccato poiché contengono informazioni sensibili sui clienti. Tenere questi dati sensibili fuori dalla portata di dipendenti non autorizzati e di persone esterne per evitare problemi con frodi relative alla carta di credito o identificare furti. Il contratto di servizi mercantili può delineare regole specifiche su come gestire e archiviare i dati sensibili delle carte di credito per i clienti in base alle linee guida sulla sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento. PCI DSS è un'organizzazione che fornisce indicazioni sulla gestione dei dati delle carte di credito dei clienti.
