Come scrivere una proposta di acquisto

Quando gestisci un progetto o un team, alla fine ti verrà richiesto di acquistare prodotti o servizi da un'azienda esterna. Le aziende hanno protocolli che specificano importi specifici in dollari che i dipendenti possono autorizzare per conto dell'azienda. Se un acquisto che si desidera effettuare è superiore alla soglia specificata, è necessario un supervisore per autorizzare l'acquisto. In questi casi, la proposta di acquisto viene utilizzata per giustificare la necessità di un acquisto, in particolare quando la spesa sarà elevata o interesserà una parte significativa dell'attività.

Crea una tabella di confronto. Il grafico dovrebbe elencare ciascun fornitore del bene o servizio che si sta cercando e contenere gli attributi rilevanti relativi all'offerta. Ad esempio, se stai cercando un fornitore che fornisca attività di team building per il personale, le categorie includeranno: Nome azienda, Posizione, Opzioni attività, Opzioni per prezzo, Personale incluso, Clienti passati e Referenti / Riferimento. Includere il maggior numero possibile di attributi "a colpo d'occhio". Ciò renderà i dati facili da esaminare.

Fai la tua ricerca Compilare un elenco di 3-5 fornitori che forniscono il bene o il servizio che si sta cercando. Includere più fornitori nella proposta indica la dovuta diligenza e aiuta il tuo manager a comprendere rapidamente i tuoi ragionamenti. Ottenere una citazione scritta da ciascun fornitore e compilare la tabella di confronto con i propri dati. Pianificare di conseguenza, poiché alcuni fornitori richiedono tempi di consegna per fornire preventivi. Ottieni un impegno dai contatti del tuo fornitore per quando riceverai il preventivo scritto. Infine, chiedi al venditore i riferimenti delle aziende con cui hanno intrattenuto rapporti commerciali simili al tuo.

Chiama i riferimenti del venditore. Tutti gli altri attributi, come il prezzo e il servizio, possono essere considerati uguali, ma non tutti i fornitori saranno adatti alla tua azienda. Un venditore può avere il prodotto giusto ma non può consegnarlo in tempo in modo affidabile. I fornitori di servizi potrebbero non avere esperienza con il tuo tipo di azienda ma fare molto bene con altri tipi. I riferimenti ti aiuteranno a salvaguardarti da questo tipo di problemi e a rafforzare la validità della tua proposta.

Prendere una decisione. Confronta i fornitori in base agli attributi che hai definito, riferimenti e citazioni scritte. Condividi le tue scoperte con un collega di cui apprezzi l'opinione e chiedi il suo contributo. Rimanere obiettivo e scegliere il fornitore con il valore più forte per l'azienda.

Crea un memo. Indirizzare la lettera al decisore per l'acquisto. Scrivi una breve dichiarazione del tuo intento di acquisto e indica chiaramente perché l'acquisto è necessario e quali benefici avrà per l'azienda. Se è possibile calcolare un ritorno sull'investimento, assicurarsi di includere tali dettagli nel memo. Includere anche la ricerca condotta, le motivazioni alla base della decisione e i costi associati a breve e lungo termine dell'acquisto.

Consegna il promemoria al tuo supervisore. Includere le proposte del fornitore e la tabella di confronto come allegati. Pianifica una riunione con il tuo supervisore per discutere l'acquisto in dettaglio. Prova ad anticipare le domande che il tuo supervisore avrà e raggiungere l'incontro programmato con risposte forti e sicure.