Le sessioni di briefing del personale programmate regolarmente sono uno strumento di comunicazione essenziale. Invece di fare affidamento su promemoria o e-mail, stai prendendo un approccio faccia a faccia. Ciò offre non solo opportunità di fornire informazioni rilevanti, ma anche di rispondere a domande e chiarire potenziali equivoci. Tuttavia, a differenza di altri tipi di riunioni, le sessioni di briefing si concentrano in genere su operazioni aziendali o di progetto e durano non più di 15 minuti a 30 minuti.
Regole di base
Anche se le sessioni di briefing sono spesso informali, devono ancora essere applicate le regole fondamentali per la buona condotta e la comunicazione. Un breve periodo di tempo rende fondamentale stabilire regole che assicurino che gli altri ascoltino quando qualcuno parla, che mantengano le comunicazioni al punto e professionali e che incoraggino domande e feedback produttivi. Inoltre, poiché le sessioni di briefing si concentrano sulla fornitura di aggiornamenti e altre informazioni pertinenti, i membri del personale dovrebbero capire che questo non è il luogo in cui discutere le politiche o le decisioni aziendali.
Lavora da un'agenda predeterminata
Preparare un'agenda poco prima dell'inizio del briefing. Questo è necessario per assicurarsi che il briefing includa sia gli articoli standard che le ultime notizie. Ad esempio, un programma per un briefing del personale pre-turno potrebbe includere incarichi di lavoro, aggiustamenti della programmazione e informazioni sugli eventi che si sono verificati durante il turno precedente. Puoi distribuire l'ordine del giorno o chiedere ai membri dello staff di prendere appunti. L'obiettivo è di tenerti in pista e assicurarti che il briefing sia utile.
Inizia con un Bang
Trascorri i primi due minuti di ogni briefing energizzante e motivante dello staff. Inizia con annunci di buone notizie, ad esempio congratulandosi con il team per aver raggiunto gli obiettivi di vendita il giorno precedente, dando il benvenuto a un nuovo dipendente o annunciando la data per la giornata di apprezzamento dei dipendenti. Secondo Albert Mensah, un allenatore professionista e autore, ciò di cui parli non è tanto importante quanto se produca un effetto motivazionale.
Prenota domande per la fine
Riservare la maggior parte del tempo per la distribuzione delle informazioni. Spiega ai membri dello staff che porterai domande e chiarirai le informazioni alla fine, non durante il briefing. Questo è importante sia per essere sicuri di rimanere entro i tempi e mantenere l'attenzione di tutti focalizzata sulle informazioni a portata di mano. Se non è possibile rispondere immediatamente a una domanda, ottenere la risposta una volta che il briefing è terminato e follow-up il più presto possibile, in particolare per le domande sensibili al tempo.
