I briefing del team sono riunioni efficienti utilizzate per divulgare informazioni a vari reparti e gruppi all'interno di un'organizzazione. Svolgere una sessione di briefing richiede di essere il più organizzati possibile e di avere un ordine del giorno, perché le informazioni più pertinenti devono essere emesse senza spreco di tempo. Altre informazioni che non si adattano possono essere salvate per un'altra riunione. Le sessioni di briefing consentono inoltre ai membri di offrire idee e aggiornamenti, se strutturati correttamente.
Disegna un ordine del giorno con la quantità specifica di tempo in cui sarà discusso ogni argomento. Un'agenda aiuta a mantenere tutti in gioco e consente loro di sapere in anticipo cosa aspettarsi nel briefing. Elenca solo le informazioni importanti e pertinenti nella tua agenda. Lasciare il tempo alla fine dell'ordine del giorno per la discussione di gruppo.
Contatta i partecipanti in anticipo via e-mail, fax o telefono in modo che possano preparare il materiale da discutere durante la riunione. Puoi consentire a vari membri di contribuire a diverse parti dei briefing. Date loro un ampio spazio per la preparazione e date loro un periodo di tempo in modo che le informazioni fornite siano concise e si adattino alla parte assegnata della vostra agenda.
Inizia il tuo incontro con buone notizie, come il progresso che l'organizzazione o il dipartimento sta facendo. Discutere eventuali politiche e procedure future che verranno implementate. Scegli le persone che saranno parte integrante dei piani futuri che presenterai e anche gli obiettivi raggiungibili che devono essere raggiunti prima del prossimo briefing.
Assegna minuti aggiuntivi per eventuali domande o dubbi aperti che possono essere discussi. Potresti non aver previsto tali argomenti quando hai inizialmente redatto la tua agenda. Il tempo aggiuntivo consente inoltre ai membri di informarti di eventuali difetti o problemi che potrebbero impedire loro di raggiungere un determinato compito entro la prossima sessione di briefing.
