Le riunioni possono essere la parte più produttiva della tua giornata o una completa perdita di tempo. Tutto dipende dalla struttura della riunione e dalle capacità del leader che dirige l'incontro. Se è il tuo lavoro organizzare una riunione, uno dei tuoi obiettivi più importanti è creare l'agenda. L'etichettatura corretta degli articoli dell'ordine del giorno per la riunione è essenziale, dal momento che questi elementi dell'ordine del giorno stabiliscono il tono dell'incontro e aiutano a evitare che la discussione vada fuori strada.
Contrassegnare un elemento dell'agenda come "informativo" se il suo scopo è quello di fornire uno sfondo per gli altri partecipanti alla riunione. Ad esempio, un membro del team di progetto potrebbe aver bisogno di spiegare l'ambito delle modifiche al software proposto in una riunione iniziale iniziale. Questo tipo di elemento dell'ordine del giorno della riunione è informativo. I partecipanti non devono essere d'accordo o in disaccordo su questo oggetto; hanno semplicemente bisogno di assorbire le informazioni.
Creare ordini del giorno delle riunioni consultive per gli articoli che richiedono una discussione, ma non dovrebbero essere risolti durante la riunione. Gli articoli dell'agenda consultiva danno ai partecipanti la possibilità di condividere le loro preoccupazioni e di esprimere le loro opinioni sugli articoli in discussione. Ad esempio, una riunione su un aggiornamento hardware proposto potrebbe includere diversi punti all'ordine del giorno, compresa una discussione sulle soluzioni hardware considerate. Il capo progetto potrebbe fornire una breve panoramica di ciascuna soluzione proposta, seguita da una discussione generale da parte dei partecipanti alla riunione rimanenti.
Contrassegnare un punto all'ordine del giorno della riunione come "risoluzione dei problemi" se il suo scopo è di arrivare a una risoluzione durante l'incontro. Questa etichetta si basa sull'obiettivo per la riunione specifica che stai pianificando. Un punto all'ordine del giorno potrebbe essere etichettato come advisory in una riunione e risolvere i problemi alla successiva mentre il progetto si sposta dall'inizio alla risoluzione. Ad esempio, l'argomento dell'agenda consultiva sulle scelte hardware potrebbe trasformarsi in soluzione di problemi nella prossima riunione, quando ai partecipanti viene chiesto di scegliere effettivamente una soluzione hardware.
Creare una voce dell'agenda della riunione etichettata come "richiesta di aiuto" se il suo scopo è chiedere assistenza agli altri partecipanti alla riunione. Questi elementi possono servire come follow-up per il prossimo incontro, con ciascun membro del team di progetto che fornisce un aggiornamento e fornisce al resto del team informazioni sullo stato del progetto.
